Rares sont les candidats qui, spontanément, déclarent aimer téléphoner. Mais pas de panique : nos experts ont quelques trucs pour vous faciliter la tâche, que vous receviez un appel ou que vous le passiez.

1- Préparer un environnement confortable

Dorothée Bazin a l’habitude. Directrice du cabinet DB formation, elle aide les assistants - et pas que - à apprivoiser le téléphone. « La première chose que l’on enseigne est de ne pas téléphoner de n’importe où avec n’importe quoi pour ne pas être perturbé par des éléments extérieurs ou une mauvaise communication, explique-t-elle. Utilisez un téléphone fixe si vous pouvez, fermez bien la porte et éteignez votre ordinateur et votre portable pour garder votre concentration. » Il est aussi recommandé d’avoir de quoi noter et son agenda à portée de main…

2- Combattre le trac

Que les réfractaires au téléphone se rassurent : ils ne sont pas seuls. Spécialiste de la prise de parole, Jean-Claude Martin compare même cette angoisse… au trac des comédiens. « Il s’agit de diminuer les tensions qui vous mangent le cerveau, explique l’auteur du livre Comment bien prendre la parole en public. Comment ? En vous mettant à l’écoute de votre corps. Décontractez d’abord les muscles de votre visage. C’est étonnant ce que ces muscles peuvent être tendus sans qu’on s’en aperçoive mais comme il est facile aussi de les décrisper. » Autre truc : pratiquer la respiration profonde, en inspirant par le nez en faisant gonfler son ventre et en expirant par la bouche en contractant les abdominaux. « Il ne s’agit pas de supprimer l’émotion, bien au contraire, il s’agit de la maîtriser à son avantage. »

3-Préparer son attaque 

Mais pour être à l’aise, il est évidemment très important de préparer le fond. « Avec un client, comme avec un recruteur, les premières minutes de l’entretien sont essentielles, observe Marie-Agnès Blanc, directrice du cabinet Arequipa. Dès lors, il peut être rassurant d’avoir préparé son accroche, à savoir une présentation brève et l’objet de son appel. » « Quand on appelle quelqu’un et qu’on risque de le déranger, il faut au minimum préparer quelques bonnes formulations pour être clair et efficace », ajoute Jean-Pierre Quoniam, responsable formation au cabinet Nouvelles Donnes, spécialisé dans le développement de la performance commerciale.

4-Répéter sans apprendre par cœur

« Pour être à l’aise, il faut s’entraîner, poursuit le formateur. Parler à la première personne, au présent, de façon positive et avec un débit pas trop rapide. Et surtout éviter de s’excuser de déranger toutes les deux phrases pour garder une certaine posture. » « Il ne faut pas raconter sa vie et aller droit à l’essentiel, ajoute Dorothée Bazin. Pour être plus détendu, il peut être intéressant de s’enregistrer ou de tester son pitch auprès de proches. Il ne faut pas perdre son naturel mais essayer de gommer quelques tics de langage et autres parasites du discours. »

5-Prendre des notes

Si on ne peut pas tout maîtriser, on peut se reposer… sur ses notes. « L’un des enjeux, pour être à l’aise au téléphone, est de savoir écouter et surtout répondre à son interlocuteur », ajoute cette experte. Pour se faciliter la tâche, elle rappelle un truc simple : prendre des notes pendant l’entretien. « On doit être dans une écoute très active, surtout si on est demandeur de quelque chose. C’est pourquoi il est utile d’avoir un papier et un crayon à portée de main pour noter quelques phrases de son interlocuteur. Cela permet de ne pas perdre le fil ni ses moyens, et surtout de pouvoir reprendre ses mots à lui, ce qui est toujours très efficace. »

6-Et sourire en parlant !

Enfin le dernier, peut-être le conseil le plus simple à appliquer, est l’un des plus efficaces. « Le sourire touche à distance, rappelle Jean-Claude Martin. Le sourire est un partage. » Ce geste simple favorise la décrispation avec d’immenses bénéfices. « C’est un conseil que l’on donne à tous les commerciaux, rappelle Marie-Agnès Blanc. Le sourire s’entend plus qu’on ne l’imagine au téléphone. Non seulement il diminue le stress, mais il véhicule une grande chaleur humaine au téléphone et facilite les échanges. »