Responsabilités générales : Maintenir, contrôler les livres de caisse du bureau de Gao et du grand livre. Archiver les pièces financières et contractuelles du bureau de Gao. Aider dans l'administration des Ressources Humaines du personnel national Assurer le respect des règles en matière d'achat de biens et d'équipements pour le bureau de Gao Maintenir à jour le fichier des actifs pour le bureau de Gao, Gérer les réparations et maintenances des installations, équipements et véhicules, Maintenir un stock suffisant des fournitures de bureau et de carburant pour le bureau de Gao. Taches spécifiques: Veiller à ce que 100% des dépenses soient correctement inscrites dans les livres de caisse en devise sur une base quotidienne, Maintenir le livre des avances sur une base quotidienne, S'assurer que toutes les avances soient retournées à la fin de la semaine et que toutes les avances soient soldées avant la fin du mois, S'assurer que la réconciliation des caisses soit complète à la fin de chaque mois et que la balance des journaux de caisse corresponde au comptage physique des caisses pour toute monnaie, Veiller à ce que 100% des entrées dans les livres de caisse soient supportées par des factures valides, des demandes d'achats approuvées et des reçus. Préparer les vouchers de Gao pour les banques et les livres de caisse, (estampage, traduction ...). envoyer chaque mois au bureau de coordination de Bamako, les pièces justificatives au Coordinateur Administratif pour les enregistrements comptables Veiller à ce que les opérations de change soient correctement enregistrées et supportées par des documents valides, Avertir sans délai de toutes anomalies et irrégularités dans les livres de caisse et les comptages physiques, Aider à organiser de manière cohérente et accessible tous les documents vérifiables (CV, contrats, feuilles de congés, avis disciplinaires ...) Aider dans la préparation et le paiement des déclarations fiscales et sociales, Obtenir les autorisations appropriées pour les achats auprès des managers en fonction de leur limite d'autorisation, Obtenir les cotations appropriées des fournisseurs pour les achats de biens ou d'équipements d'une valeur supérieure à 400 Euros, Aider à organiser de façon cohérente l'archivage des documents de passation de marché, Soumettre sur une base hebdomadaire le suivi des achats, Prioriser et organiser ses déplacements au marché afin de s'assurer que les autres fonctions ne soient pas négligées, Démontrer ses talents de négociateur avec les fournisseurs en matière de prix, service de livraison, qualité, garantie, etc. Maintenir à jour la liste des actifs du bureau de Gao dans les formats standards appropriés, Assigner un numéro de référencement à chaque nouvel actif durable, Aider le Coordinateur Administratif dans la préparation des fiches d'allocation des actifs au personnel, Mettre à jour la liste des actifs lorsque ces derniers sont achetés ou éliminés, Maintenir et organiser de façon cohérente l'archivage des documents relatifs aux actifs (fiche d'allocation, garanties, documents d'élimination ou de vente...), Assurer l'inventaire physique des actifs du bureau et maisons de Gao, sur une base régulière, Veiller au fonctionnement efficace des installations et équipements grâce à des contrôles réguliers, Tenir informer des contrôles effectués sur les installations et équipements, y compris les réparations et entretiens nécessaires, S'assurer que le personnel résidant dans les maisons soient informés à l'avance des réparations et entretiens à venir, Assurer les contrôles périodiques requis pour les générateurs, Veiller à ce que la capacité des générateurs soit maintenue, non surchargée et prendre, si nécessaire, les mesures correctives, Vérifier que le personnel de maison nettoie correctement le bureau, prémisses et maisons, et fournir les instructions relatives aux mesures correctives. Maintenir à jour les fiches de stock de suivi des consommables du bureau et de maison de Gao, Veiller à ce que tous les mouvements de stocks soient supportés par une documentation requise, Veiller, sur une base hebdomadaire, à ce que le personnel de maison ait les produits de nettoyage et équipements requis, et préparer un formulaire de demande si cela est nécessaire pour son approbation Préparer la demande d'achat tous les 3 mois pour reconstituer les stocks de fournitures et préparer la demande d'achat de carburant au stock critique, Contrôler sur une base hebdomadaire que les fiches de suivi de carburant soient remplies correctement et soumettre à la fin de chaque mois l'analyse de consommation de carburant du bureau au Coordinateur Administratif pour examen, Veiller à la sécurité du stockage et l'utilisation efficace du carburant, Aider dans l'acquisition de biens et services pour les bureaux régionaux lorsque cela est nécessaire, Participer à la préparation de la salle de réunion lorsque cela est nécessaire,
Profil du Candidat
Exigé:
Excellent Français, parlé et écrit Minimum 3 ans d'expérience sur poste équivalent Maitrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook...) Compétences avérées en matière de comptabilité et d'enregistrement comptable Volonté à s'investir dans son temps de travail Capacité à travailler en autonomie
Préféré: Expérience à travailler en ONG Diplômé d'études de comptabilité Connaissance en matière de processus administratif et logistique Parler et Ecrire l'Anglais est un plus NB : les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Le Dépôt de Candidature, la Phase de Sélection, les Evaluations et l'Embauche sont TOTALEMENT GRATUITS pour le candidat
