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Chargé(e) Achats et Logistique (H/F) - CDD - Réception candidature  -  expire le 09/06/2020


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Le Poste

Le/la titulaire du poste est responsable de :

  • Organiser et gérer toutes les activités logistiques du Projet Agroforesterie Comoé ;
  • Procéder aux achats de matériels et équipements locaux pour le Projet (Budgets BMZ & UE) conformément aux règles et dispositions de la GIZ ;
  • Suivre la procédure de traitement des dossiers d’achat de matériels et équipements au siège pour le  (Budgets BMZ & UE) conformément aux règles et dispositions de la GIZ ;
  • Gérer la flotte automobile du projet ;
  • Gérer tous les aspects évènementiels du Projet, tels les ateliers et conférences ainsi que le déplacement d’experts externes ;
  • Transmettre un rapport mensuel des aspects logistique à l’équipe ;
  • Echanger avec le responsable de la sécurité de la GIZ pour les aspects liés aux véhicules et aux missions ;
  • Assurer la communication avec le siège et le bureau de la GIZ pour tous les aspects logistiques
  • Assurer une bonne communication avec les collègues des antennes de Dabakala et Bouna, 

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :

A.      Attributions

1.      Achats/approvisionnements

Le/la titulaire du poste

  • Procède aux achats de matériels et équipements sur place et, en particulier, observe le marché, réalise la mise en concurrence et l’exécution des commandes conformément aux règles de la GIZ, le cas échéant en concertation avec le siège ;
  • Traite les dossiers pour les achats au siège et en assure le suivi
  • Réceptionne les marchandises, en documente la réception et procède aux contrôles nécessaires ;
  • Met en place un fichier de suivi mensuel de tous les dossiers sous sa responsabilité et fait, régulièrement, un point à l’équipe et à la hiérarchie du programme ;
  • Vérifie les factures de marchandises, les bordereaux de livraison et autres documents (de livraison) ainsi que le mandat de paiement ;
  • S’assure que tous les dossiers sont traités et clôturés dans le système ;
  • S’assure que tous les dossiers d’achat sont complets et corrects avant de les transmettre à la signature de la hiérarchie ;
  • Organise le transfert sûr des marchandises vers le lieu de destination et informe les antennes du lieu, des dates et heures de livraison ;
  • Documente et classe les commandes en bonne et due forme une fois closes ;
  • Echange avec la logistique du bureau de la GIZ pour les dossiers d’achat traités par le bureau de la GIZ ;
  • Organise les entretiens du matériel et des équipements du programme ;
  • Constitue une base de données des fournisseurs, prestataires de services et l’actualise trimestriellement ;

2.      Gestion de la flotte automobile

Le/la titulaire du poste 

  • Soutient la préparation de programmes de visite en CI en organisant l’accueil des collègues et visiteurs à l’aéroport. Gère le planning des déplacements, organise le transport des visiteurs/visiteuses gère les réservations d’hôtels, etc….
  • Etablit les ordres de mission en fonction de la disponibilité des chauffeurs et des véhicules, et classe une copie de l’ordre de mission pour un meilleur suivi ;
  • Assure la communication avec le bureau de la GIZ et le siège pour tous les aspects liés à la gestion des déplacements et des véhicules du programme ;
  • Informe le chargé de la sécurité et l’assistante de direction du bureau de la GIZ de toute mission sur le terrain
  • Assure la gestion et le suivi des véhicules du parc auto du programme (programmation des chauffeurs pour les différents déplacements, programmation des formations/recyclages des chauffeurs du programme, commande et gestion des cartes de péage, rapport mensuel des cartes, suivi des entretiens réparations des différents véhicules, la gestion des équipements des véhicules, etc..) et s’assure du bon fonctionnement des véhicules ;
  • En collaboration avec les assistantes du terrain, assure le bon fonctionnement des véhicules des régions
  • Récupère une copie de la note de débit payée où est inscrit le N° Winpaccs avec le comptable pour le classement dans le classeur des fiches de bord et inscrit le numéro winpaccs dans le carnet
  • Tient un tableau Excel de suivi des dépenses mensuelles pour chaque véhicule
  • Fait un tableau récapitulatif des heures supplémentaires des chauffeurs afin d’assurer une bonne rotation des déplacements ;
  • Vérifie et cosigne les carnets de bord des véhicules / différents déplacements, classe les doubles des fiches de bord (blanches) après vérification.
  • Transmet une copie des fiches de bord signée au comptable pour l’établissement des notes de débit ;
  • Transmet les fiches des heures supplémentaires des chauffeurs à son supérieur hiérarchique pour signature
  • Etablit les rapports mensuels de consommation du carburant par véhicule pour les véhicules d’Abidjan et transmet au comptable pour vérification et co-signature ;
  • Gère les demandes de réparation des véhicules et d’entretien du matériel ;
  • Gère les approvisionnements et réapprovisionnement des cartes de péage ;
  • Met une liste de contact des personnes à contacter d’urgence dans le véhicule (voir instruction du bureau) ;
  • Suit et fait un point mensuel des pièces de rechange acheté pour chaque véhicule ;
  • Suit et fait un point mensuel des équipements des véhicules sur la base des Checklist des véhicules ;
  • Informe toute l’équipe des missions en cours en transmettant chaque début de semaine, la situation des missions centralisées du programme à tout le staff du Projet y compris le Chargé de la sécurité
  • Fait le classement de tous les dossiers sous sa responsabilité, sous forme papier et dans le DMS, conformément aux procédures de la GIZ
  • Gère les clés et veille à la propreté des stocks/magasins

3.      Evènementiels

Le/la titulaire du poste

  • Organise la logistique des ateliers (appuyer la finalisation des TDRs reçus des experts, hébergement, location de salles et traiteur ; etc…) ;
  • Appuie les experts pour l’organisation d’évènements et la documentation de réunions/ateliers/séminaires au sein et en dehors des locaux du projet ;
  • Classe et fait le suivi de toutes les activités évènementielles du programme ;
  • Assure la communication avec le bureau de la GIZ pour toutes les activités évènementielles.

4.      Tâches à caractère général

Le/la titulaire du poste

  • Organise des missions d’appui sur le terrain pour le suivi des aspects logistiques ;
  • Organise la distribution des fournitures de bureau et autres matériels de bureau ;
  • Surveille la mise en place et la tenue des carnets de route.

5.      Autres attributions

Le/la titulaire du poste

  • Assume d’autres activités et tâches sur instructions de son supérieur hiérarchique.

Profil du Candidat

  Qualifications, compétences et expérience requises

Qualification

  • BAC +4 au moins en gestion logistique ou Licence en sciences de gestion ou gestion commerciales

 Expérience professionnelle

§  Au moins 3 ans d’expérience professionnelle à un poste et responsabilité similaires

 Autres connaissances/compétences

  • Excellente connaissance des achats
  • Très bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office) ;
  • Esprit structuré, bien organisé et dynamique ;
  • Très bonne connaissance de la langue véhiculaire européenne du pays ; connaissances en allemand souhaitées
  • Acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions. Des mesures de formation adaptées sont choisies en concertation avec le cadre de direction compétent.
Le Dépôt de Candidature, la Phase de Sélection, les Evaluations et l'Embauche sont TOTALEMENT GRATUITS pour le candidat
Critères Client
Années d'Expérience : 3-5 an(s)

Autres Informations

Filiale RMO :   RMO Côte d'Ivoire
N° de l'Offre : #284047
Secteur d'Activité : Organisation Internationale / Association / ONG
Fonction : Chargé(e) Achats et Logistique
Type de Contrat : CDD
Localisation : Abidjan  -    Côte d'Ivoire
Rémunération : Salaire fixe
Postes Disponibles : 1 poste(s)