Le Poste
Le/la titulaire du poste est responsable de :
- Organiser et gérer toutes les activités
logistiques du Projet Agroforesterie Comoé ;
- Procéder aux achats de matériels et équipements locaux pour le
Projet (Budgets BMZ & UE) conformément aux règles et dispositions de
la GIZ ;
- Suivre la procédure de traitement des dossiers d’achat de matériels
et équipements au siège pour le
(Budgets BMZ & UE) conformément aux règles et dispositions de
la GIZ ;
- Gérer la flotte automobile du projet ;
- Gérer tous les aspects évènementiels du Projet, tels les ateliers
et conférences ainsi que le déplacement d’experts externes ;
- Transmettre un rapport mensuel des aspects logistique à
l’équipe ;
- Echanger avec le responsable de la sécurité de
la GIZ pour les aspects liés aux véhicules et aux missions ;
- Assurer la
communication avec le siège et le bureau de la GIZ pour tous les aspects
logistiques
- Assurer une bonne communication avec les collègues des antennes de Dabakala et Bouna,
Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :
A.
Attributions
1. Achats/approvisionnements
Le/la titulaire du poste
- Procède aux achats de matériels et équipements sur place et, en
particulier, observe le marché, réalise la mise en concurrence et l’exécution
des commandes conformément aux règles de la GIZ, le cas échéant en
concertation avec le siège ;
- Traite les dossiers pour les achats au siège et en assure le suivi
- Réceptionne les marchandises, en documente la réception et procède
aux contrôles nécessaires ;
- Met en place un fichier de suivi mensuel de tous les dossiers sous
sa responsabilité et fait, régulièrement, un point à l’équipe et à la
hiérarchie du programme ;
- Vérifie les factures de marchandises, les bordereaux de livraison
et autres documents (de livraison) ainsi que le mandat de paiement ;
- S’assure que tous les dossiers sont traités et clôturés dans le
système ;
- S’assure que tous les dossiers d’achat sont complets et corrects
avant de les transmettre à la signature de la hiérarchie ;
- Organise le transfert sûr des marchandises vers le lieu de
destination et informe les antennes du lieu, des dates et heures de
livraison ;
- Documente et classe les commandes en bonne et due forme une fois
closes ;
- Echange avec la logistique du bureau de la GIZ pour les dossiers
d’achat traités par le bureau de la GIZ ;
- Organise les entretiens du matériel et des équipements du
programme ;
- Constitue une base de données des fournisseurs, prestataires de services et l’actualise trimestriellement ;
2. Gestion de la flotte automobile
Le/la titulaire du poste
- Soutient la préparation de programmes de visite en CI en organisant
l’accueil des collègues et visiteurs à l’aéroport. Gère le planning des
déplacements, organise le transport des visiteurs/visiteuses gère les réservations
d’hôtels, etc….
- Etablit les ordres de mission en fonction de la disponibilité des
chauffeurs et des véhicules, et classe une copie de l’ordre de mission
pour un meilleur suivi ;
- Assure la communication avec le bureau de la GIZ et le siège pour tous
les aspects liés à la gestion des déplacements et des véhicules du
programme ;
- Informe le chargé de la sécurité et l’assistante de direction du
bureau de la GIZ de toute mission sur le terrain
- Assure la gestion et le suivi des véhicules du parc auto du
programme (programmation des chauffeurs pour les différents déplacements,
programmation des formations/recyclages des chauffeurs du programme,
commande et gestion des cartes de péage, rapport mensuel des cartes, suivi
des entretiens réparations des différents véhicules, la gestion des
équipements des véhicules, etc..) et s’assure du bon fonctionnement des
véhicules ;
- En collaboration avec les assistantes du terrain, assure le bon
fonctionnement des véhicules des régions
- Récupère une copie
de la note de débit payée où est inscrit le N° Winpaccs avec le comptable
pour le classement dans le classeur des fiches de bord et inscrit le
numéro winpaccs dans le carnet
- Tient un tableau Excel de suivi des dépenses mensuelles pour chaque
véhicule
- Fait un tableau récapitulatif des heures supplémentaires des
chauffeurs afin d’assurer une bonne rotation des déplacements ;
- Vérifie et cosigne les carnets de bord des véhicules / différents
déplacements, classe les doubles des fiches de bord (blanches) après
vérification.
- Transmet une copie des fiches de bord signée au comptable pour
l’établissement des notes de débit ;
- Transmet les fiches des heures supplémentaires des chauffeurs à son
supérieur hiérarchique pour signature
- Etablit les rapports mensuels de consommation du carburant par
véhicule pour les véhicules d’Abidjan et transmet au comptable pour
vérification et co-signature ;
- Gère les demandes de réparation des véhicules et d’entretien du
matériel ;
- Gère les approvisionnements et réapprovisionnement des cartes de
péage ;
- Met une liste de contact des personnes à contacter d’urgence dans
le véhicule (voir instruction du bureau) ;
- Suit et fait un point mensuel des pièces de rechange acheté pour
chaque véhicule ;
- Suit et fait un point mensuel des équipements des véhicules sur la
base des Checklist des véhicules ;
- Informe toute l’équipe des missions en cours en transmettant chaque
début de semaine, la situation des missions centralisées du programme à
tout le staff du Projet y compris le Chargé de la sécurité
- Fait le classement de tous les dossiers sous sa responsabilité,
sous forme papier et dans le DMS, conformément aux procédures de la GIZ
- Gère les clés et veille à la propreté des stocks/magasins
3. Evènementiels
Le/la titulaire du poste
- Organise la logistique des ateliers (appuyer la finalisation des
TDRs reçus des experts, hébergement, location de salles et traiteur ;
etc…) ;
- Appuie les experts pour l’organisation d’évènements et la
documentation de réunions/ateliers/séminaires au sein et en dehors des
locaux du projet ;
- Classe et fait le suivi de toutes les activités évènementielles du
programme ;
- Assure la communication avec le bureau de la GIZ pour toutes les activités évènementielles.
4. Tâches à caractère général
Le/la titulaire du poste
- Organise des missions d’appui sur le terrain pour le suivi des
aspects logistiques ;
- Organise la distribution des fournitures de bureau et autres
matériels de bureau ;
- Surveille la mise en place et la tenue des carnets de route.
5. Autres attributions
Le/la titulaire du poste
- Assume d’autres activités et tâches sur instructions de son
supérieur hiérarchique.