Le Poste
- Contribuer à l'organisation du planning de travail du
directeur de l'hôtel
·
Filtrer les appels du directeur et prendre au besoin les contacts ;
·
Assurer le planning des rendez-vous et des réunions de travail du
directeur et au besoin des chefs de services ;
·
Prendre en charge l'organisation matérielle des diverses relations
qu'entretient la direction avec les services internes et organismes externes
·
Préparer et organiser les différentes réunions institutionnelles :
convocation, préparation des dossiers préalables, réservation des salles,
réception des participants ;
·
Assurer l'organisation pratique des déplacements à l'extérieur du
pays : réservation billet d'avion, plan de vol
·
Assurer l'accueil physique des visiteurs ;
·
Assurer entre la direction générale et les différents services la diffusion
de directives et la collation des informations nécessaires au suivi des
activités des services ;
·
Classer et archiver les documents de la direction ;
·
Réaliser et / ou centraliser les comptes rendus des réunions de direction.
- Exécuter les opérations classiques de secrétariat
·Classer et
archiver les documents administratifs ;
·Réceptionner et
dispatcher les courriers dans les services ;
·Préparer les
projets de réponse aux courriers ;
·Réaliser et / ou
centraliser les comptes rendus des réunions de direction et des services ;
·Faire à la
demande du directeur ou des chefs de service le traitement de texte ;
·Faire des
photocopies, scanner et faxer des documents ;
·Rédiger des
projets de courriers et les soumettre à la validation du responsable
demandeur ;
·Recevoir les appels
téléphoniques entrant et les transférer au destinataire ;
·Gérer les fournitures de
bureau ;
·Mettre à jour les
fichiers dont le suivi l' incombe.
- Assurer la communication interne de l'hôtel
·Assurer la
circulation de l'information entre la direction générale et les différents
services ;
·Rédiger les
projets de notes de services internes à partir d'instructions orales ou écrites,
les soumettre au contrôle et à la signature du directeur ;
·Faire des copies
des notes de services, les afficher et archiver les copies ;
·Assurer une
large diffusion des informations générales.
- Participer aux activités comptables et de gestion du personnel
· Participer en
cas de besoin à la collecte et à la mise en forme des informations nécessaires
au suivi et au bilan des activités dans l'hôtel : rassembler les états
récapitulatifs émanent des différents services, les mettre en forme avec le comptable
sous forme de tableaux, graphiques ;
·Aider à la
rédaction des rapports d'activité annuel ;
RMO Burkina Faso