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Administrative and finance officer (H/F) - CDD - Réception candidature  -  expire le 31/10/2020


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Le Poste

Under the supervision of the Country Director of  Francophone West Africa Under the supervision of the Country Director of Francophone West Africa (FWA), the Administrative and Financial Officer is responsible for the following tasks:

Financial – Banking, cashflow management and disbursements
Ensure effective, transparent use of financial resources in compliance with company and donor policies and procedures.
Maintain banking relations and plan and monitor project cash flow requirements, preparing monthly and quarterly projections for submission of funding requests to HQ on a timely basis to ensure the smooth implementation of company programs.
Ensure payments are made in a timely manner
Ensure any deposits are made promptly into bank account. 
Timely and accurate preparation of monthly bank reconciliation statements for all company bank and petty cash accounts.
Review all cash disbursements including petty cash reimbursements and advance requests to ensure they are complete and accurate with appropriate supporting documentation and in compliance with company and donor policies and procedures and approvals.
Review expense advance retirements to ensure they are complete and accurate with appropriate supporting receipts and in compliance with company and donor policies and procedures and approvals.
Review requests against approved advances ensuring advances are used for intended purposes and ensure all variances are communicated to Country Director in a timely manner.

Payroll and Taxes
Ensure staff are paid and pay slips are issued promptly at the end of each month in accordance with company and statutory obligations.
Ensure all statutory obligations are made and returns submitted in accordance with required timetable. Ensure local filings for TCN and expatriate payroll staff are kept up to date and reconciled with HQ as required. 
Maintain staff database and accounting records.
Review coding of direct staff time to projects for reasonableness.
Accounting
Process review of the month end closing including but not limited to:
o Post journals to ensure proper coding of all transactions;
o company’s and donor’s policies and procedures adhered to including preparation, filing and secure maintenance of proper accounting and financial records and ensuring highest ethical standards and confidentiality always respected and maintained;
o Posting of transactions daily to Abila/ NetSuite;
o Reviewing accounts payable ensuring timeliness and accuracy of information;
o Reviewing accounts receivable ensuring timeliness, accuracy of codes and appropriate backup;
o Ensure adoption of and adherence to new procedures as rolled out by company HQ.
Conduct monthly reconciliation of balance sheet accounts. 
Review and post transactions prepared by Finance Assistants.
Maintain type 2 standard costs and review variances.
Reporting
Develop monthly financial reports within NetSuite to support local management, PI and project reporting and donor reports as required.
Prepare local statutory reports and ensure filing in timely manner after coordinating review with HQ.
Prepare reports for Country Director as required.
Review and work with budget holders on the monthly end grant spending reports (BVAs).
Financial management
Support company’s global audit and manage local statutory audits and project audits as required. 
Assist in the preparation, maintenance and consolidation of office operational budgets.
Assist Country Director and budget holders with budget preparation and quarterly reforecasts, as required.
Ensure budgets, operational and project, are loaded into NetSuite in accordance with global procedures.
Lead in the roll out of finance systems and procedure documentation in the FWA office and any field offices, ensure that all finance transactions are in compliance with company policies and procedures.
Make recommendations to company Chief Finance and Administrative Officer and/or company controller on any modifications to be made to global financial procedures to ensure adherence in Burkina, Mali, Cote d’Ivoire or any local statutory requirements.
Compliance
Perform the financial review of purchase requests, purchase orders, and payment requests to ensure compliance with company policies and procedures and donors grants and contracts requirements.
Perform compliance reviews and physical spot checks of office processes including procurement, logistics, stock management, and coordinate with the relevant staff to correct and improve as needed
Team Management
Oversee the work of the Finance staff in Burkina Faso and Mali, and Cote d’Ivoire
Create a sustainable work environment of mutual respect that attracts motivated, skilled and effective team members and enables them individually and collectively to strive to achieve excellence.
When required, supervise and lead a diverse team of direct and indirect reports and conduct timely performance reviews and establish development plans.
Contribute to the FWA office team-building efforts; build constructive internal relationships; help team members identify problem solving options and ensure integration of all team members into relevant decision-making processes.
Support FWA based staff develop their finance skills including ensuring all staff receive detail induction on finance, conflicts of interest
Be focal point for local team training on NetSuite.

General management
In consultation with company HQ Legal team liaise with society Local Counsels to ensure that company policies and procedures are compliant with applicable local regulations.
Assist the Country Director with the general administration and management of the company Country Office.
Other duties as assigned including support of neighboring countries.
Contribute to the strategic direction and effective running via providing professional contributions to the Senior Management Team






Sous la supervision du Directeur Pays  Afrique de l'Ouest francophone (FWA), le/la Chargé(e) administratif (ve) et financier (e) est responsable des tâches suivantes:

Finance - Banque, gestion de trésorerie et décaissements
Assurer une utilisation efficace et transparente des ressources financières conformément aux politiques et procédures de la structure et des donateurs ;
Entretenir les relations bancaires, planifier et surveiller les besoins de trésorerie des projets, préparer les prévisions mensuelles et trimestrielles pour la soumission des demandes de financement au siège en temps opportun afin d'assurer la bonne mise en œuvre des programmes de l’entreprise ;
Veiller à ce que les paiements soient effectués dans les délais ;
S’assurer que tous les virements soient effectués rapidement sur le compte bancaire ;
Préparer á temps et de manière précise des relevés mensuels de rapprochement bancaire pour tous les comptes bancaires et les petites caisses de la structure ;
Examiner tous les décaissements en espèces, y compris les remboursements de petite caisse et les demandes anticipées pour s'assurer qu'ils sont complets et exacts avec les pièces justificatives appropriées et en conformité avec les politiques, procédures et approbations de l’entreprise et des donateurs ;
Examiner les retraits d'avances de dépenses pour s'assurer qu'ils sont complets et exacts avec les justificatifs appropriés et en conformité avec les politiques, procédures et approbations de l’entreprise et des donateurs ;
Examiner les demandes par rapport aux avances approuvées pour s'assurer que les avances sont utilisées aux fins prévues et s'assurer que tous les écarts sont communiqués au Directeur Pays en temps opportun.

Paie et taxes
S'assurer que le personnel est payé et que les fiches de paie sont délivrées rapidement à la fin de chaque mois conformément aux obligations statutaires de l’entreprise ;
S'assurer que toutes les obligations légales sont remplies et que les justificatifs sont soumis conformément au calendrier requis. Veiller à ce que les paiements des taxes locales pour les TCN et le personnel expatrié soient à jour et réconciliés avec le siège au besoin ;
Tenir à jour la base de données du personnel et les registres comptables ;
Examiner le codage du temps consacré par le personnel aux projets pour en vérifier le caractère raisonnable.
Comptabilité
Examiner le processus de clôture de fin de mois, y compris mais sans s'y limiter:
o Publier les journaux pour assurer un codage approprié de toutes les transactions ;
o Les politiques et procédures de la structure et des bailleurs de fonds sont respectées, y compris la préparation, le classement et la maintenance sécurisée des registres comptables et financiers appropriés et garantissant le respect et le maintien des normes éthiques les plus élevées et de la confidentialité ;
o Poster les transactions quotidiennement sur Abila / NetSuite ;
o Examiner les comptes créditeurs pour garantir la véracité et l'exactitude des informations ;
o Examiner les comptes débiteurs en s'assurant de la rapidité, de l'exactitude des codes et de la sauvegarde appropriée ;
o Assurer l'adoption et le respect des nouvelles procédures telles que déployées par le siège de l’entreprise.
Effectuer un rapprochement mensuel (réconciliations) des comptes de;
Examiner et publier les transactions préparées par les assistants financiers ;
Maintenir les coûts standard de type 2 et examiner les écarts.
Rapports
Effectuer des rapports financiers mensuels dans NetSuite pour soutenir la gestion locale, les rapports de chercheurs, de projet et les rapports des donateurs, 
Préparer les rapports statutaires locaux et assurer le dépôt en temps opportun après avoir coordonné l'examen avec le siège ;
Préparer des rapports pour le Directeur Pays selon les besoins ;
Examiner et travailler avec les responsables du budget sur les rapports mensuels sur les dépenses de fin de subvention (BVA).
Direction financière
Soutenir l'audit global de la structure et gérer les audits statutaires locaux et les audits de projets selon les besoins ;
Aider à la préparation, à la maintenance et à la consolidation des budgets opérationnels du bureau ;
Aider le Directeur Pays et les responsables du budget dans la préparation du budget et les révisions trimestrielles, selon les besoins ;
S'assurer que les budgets opérationnels et de projet, sont chargés dans NetSuite conformément aux procédures globales ;
Diriger le déploiement des systèmes financiers et de la documentation des procédures dans les bureaux FWA et dans tous les bureaux extérieurs, s'assurer que toutes les transactions financières sont conformes aux politiques et procédures de l’entreprise ;
Faire des recommandations au Directeur Financier et Administratif de la structure et / ou au contrôleur de l’entreprise sur toute modification à apporter aux procédures financières mondiales pour assurer le respect au Burkina, au Mali et en Côte d'Ivoire ou à toute exigence statutaire locale.
Conformité
Effectuer l'examen financier des demandes d'achat, des bons de commande et des demandes de paiement pour assurer la conformité avec les politiques et procédures de la structure et les exigences des subventions et des contrats des donateurs ;
Effectuer des examens de conformité et des vérifications physiques ponctuelles des processus de bureau, y compris les achats, la logistique, la gestion des stocks, et coordonner avec le personnel concerné pour corriger et améliorer au besoin.
Gestion d'équipe
Superviser le travail du personnel des finances au Burkina Faso, au Mali et en Côte d'Ivoire ;
Créer un environnement de travail favorisant le  respect mutuel et qui attire des membres d'équipe motivés, compétents et efficaces et leur permet individuellement et collectivement d'atteindre l'excellence ;
Superviser et diriger une équipe diversifiée de rapports directs et indirects, effectuer des examens de performance en temps opportun et établir des plans de développement ;
Contribuer aux efforts de renforcement de l'équipe du bureau de la FWA; établir des relations internes constructives; aider les membres de l'équipe à identifier les options de résolution de problèmes et assurer l'intégration de tous les membres de l'équipe dans les processus décisionnels pertinents ;
Aider le personnel basé à FWA à développer ses compétences financières, notamment en s'assurant que tous les membres du personnel reçoivent une initiation détaillée sur les finances, les conflits d'intérêts ;
Être le point focal pour la formation des équipes locales sur NetSuite.
Direction générale
En consultation avec l'équipe juridique du siège de la structure, assurer la liaison avec les conseillers juridiques locaux de la structure pour s'assurer que les politiques et procédures de l’entreprise sont conformes aux réglementations locales applicables ;
Assister le Directeur Pays dans l'administration générale et la gestion des bureaux de l’entreprise ;
Autres tâches assignées, y compris le soutien aux pays voisins ;
Contribuer à l'orientation stratégique et à un fonctionnement efficace en fournissant des contributions professionnelles à l'équipe de direction.

Profil du Candidat

Holder of a BAC + 3 in accounting or finance with at least 3 years of progressive experience in financial management including experience in team supervision. you have strong accounting, general ledger, journal entry, payroll, accounts payable and balance sheet management skills. Experience with DFID, EU, USAID or other international donor rules and regulations preferred. you have a good understanding of financial and tax regulations in Ivory Coast is essential. also a good knowledge of NETSUITE software (ORACLE). You are endowed with advanced computer skills in MS Office programs, especially Excel, excellent oral and written communication skills in English. Good listening skills, problem solving, strength of proposal, meticulous, multitasking, professional, have a sense of confidentiality.


Titulaire d'un BAC+3 en comptabilité ou finance avec une expérience d'au moins 3 années progressive en gestion financière y compris une expérience en supervision d'équipe. vous avez de solides compétences en comptabilité, dans la gestion du grand livre, des écritures de journal, de la paie, des comptes fournisseurs et du bilan. • Expérience avec les règles et réglementations du DFID, de l'UE, de l'USAID ou d'autres donateurs internationaux, de préférence. vous avez une bonne compréhension des réglementations financières et fiscales en Côte d'Ivoire est essentielle. aussi une bonne connaissance du logiciel NETSUITE(ORACLE). Vous êtes doté de compétences informatiques avancées dans les programmes MS Office, en particulier Excel, excellentes compétences en communication orale et écrite en Anglais. Bonnes capacités d'écoute, de résolution de problème, force de proposition, méticuleux, multitaches, professionnel( le), avez le sens de la confidentialité. 



Le Dépôt de Candidature, la Phase de Sélection, les Evaluations et l'Embauche sont TOTALEMENT GRATUITS pour le candidat
Critères Client
Niveau d'Etudes : Bac+3
Années d'Expérience : 3-5 an(s)
Informatique : Autres - Word - Excel - PowerPoint
Langues : Anglais - Français

Autres Informations

Filiale RMO :   RMO Côte d'Ivoire
N° de l'Offre : #623762
Secteur d'Activité : Organisation Internationale / Association / ONG
Fonction : Administrative and finance officer
Type de Contrat : CDD
Localisation : Abidjan  -    Côte d'Ivoire
Rémunération : Salaire fixe + possibilités variables
Postes Disponibles : 1 poste(s)