Le Poste
1) En appui au coordonnateur régional :
a)
Gestion
administrative :
·
Appui
dans la gestion des relations fournisseurs. Appui à la rédaction des termes de
référence des prestations, la négociation des contrats et le suivi des
relations. Suivi global des contrats (qualité de la prestation, suivi des
personnels sur place, date de fin, renouvellement, etc.) ;
·
Indexation,
classement et archivage de documents de gestion des bureaux ;
·
Aide
à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de
documents, etc.) ;
·
Suivi
des stocks et approvisionnement du bureau en fournitures si nécessaire (salles
de bains, salle informatique, etc.) ;
·
Suivi
de l’occupation de la salle de réunion ;
· Gestion des clefs des bureaux.
b)
Gestion
financière :
·
Assiste
le coordonnateur régional dans la préparation du budget annuel du bureau et
dans la gestion budgétaire. Remplit notamment l’outil de suivi budgétaire
interne au bureau ;
·
Assure
le paiement, le suivi des dépenses, des recettes de la caisse dans le
cadre des procédures définies ;
·
Met
en paiement les dépenses dépassant le seuil autorisé selon les procédures
définies ;
·
Vérifie
la conformité des pièces justificatives et factures.
·
Tient
à jour le registre de caisse, les tableaux mensuels ainsi que l’outil de
répartition annuel. Assure le recollement avec les extraits bancaires ;
·
Etablit
et suit les demandes d’exonérations des factures du bureau. Tient à jour un
outil de suivi ;
·
Accompagne
le coordonnateur régional dans le suivi de trésorerie et prépare les demandes
d’approvisionnement du compte ;
· Aide le coordonnateur dans les relations avec la banque.
c)
Organisation
/ communication / reddition de compte :
·
Assure
ou appuie l’organisation logistique d’événements spécifiques (missions siège,
missions d’experts, etc.) ;
·
Assure
le lien sur ses dossiers avec les fonctions transversales au siège EF à
Paris ;
· Maintient régulièrement le coordonnateur régional au courant de ses activités, anticipe les problèmes et participe aux réunions de suivi de la gestion.
2) En appui du Projet SUCCESS :
a)
Gestion
administrative :
·
Appui
à la rédaction des contrats, des documents de projet et de subvention,
·
Indexation,
classement et archivage de documents,
·
Tâches
administratives de gestion du bureau projet
·
Aide
à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de
documents, …),
· Mise à jour des tableaux de bord.
b)
Gestion
logistique :
· Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements spécifiques (comités de pilotages, séminaires, missions équipe projet, missions siège, missions experts,…)
c)
Gestion
financière :
·
Assure
le paiement, le suivi des dépenses et des factures fournisseurs du bureau
projet en Côte d’Ivoire
·
Assure
les paiements des factures fournisseurs et des frais/avances pour mission
·
Assure
ou appuie la communication relative à la gestion du compte bancaire Projet en
Côte d’Ivoire
·
Vérifie
la conformité des pièces justificatives et factures.
·
Appui
l’équipe projet pour les rapports financiers
·
Appui
l’équipe projet pour les clôtures annuelles
·
Appui
l’équipe projet pour les contrôles de gestion et prévisions budgétaires
·
Appui
à l’audit du Projet.