Le Poste
Mission principale
Dans le cadre de l'amélioration de l'organisation documentaire de la
fonction RH, le stagiaire aura pour mission de participer à la mise en place
d'un système d'archivage physique et numérique fiable, sécurisé et conforme. Il
interviendra principalement sur la classification, la codification, la
numérisation et la sécurisation des dossiers du personnel et des documents RH
sensibles.
Activités principales
Phase 1 : Diagnostic & Inventaire (Mois 1)
- Recensement de l'ensemble des dossiers et archives physiques/numériques,
- Etat des lieux et rapport de diagnostic.
Phase 2 : Structuration & Standardisation (Mois 2)
- Concevoir une nomenclature
documentaire adaptée aux besoins du service RH.
- Mettre en place un système de
codification des dossiers du personnel.
- Définir les règles de
classement et d'archivage.
Phase 3 : Réorganisation des Dossiers du Personnel (Mois 3)
- Reconstituer les dossiers
incomplets.
- Vérifier la présence des
pièces administratives obligatoires.
- Mettre à jour les dossiers
physiques et numériques.
Phase 4 : Digitalisation & Sécurisation (Mois 4)
- Numériser les documents
prioritaires.
- Organiser les fichiers sur le
réseau de partage de l'entreprise.
- Éliminer les doublons et
optimiser le classement numérique.
- Veiller à la confidentialité
et à la sécurisation des données RH.
Phase 5 : Contrôle Qualité (Mois 5)
- Réaliser un audit de
conformité documentaire.
- Corriger les anomalies
détectées.
- Organiser et classer les CV et
autres documents de recrutement.
Phase 6 : Consolidation & Documentation (Mois 6)
- Formaliser les procédures
d'archivage et de gestion documentaire.
- Élaborer un rapport de fin de
stage présentant les travaux réalisés et les recommandations.
- Assurer le transfert des
bonnes pratiques au service RH.
Missions complémentaires (selon les besoins du service)
En fonction de l'avancement du projet et des priorités du département RH,
le stagiaire pourra également intervenir sur :
- L'administration du personnel
;
- L'appui aux activités de
recrutement ;
- La préparation de reportings
RH ;
- Le classement et l'archivage
des documents de paie.
