Le Poste
Le poste agent administratif gestionnaire et parc automobile fait partie de l’équipe back office Finance & Administration.
Positionnement
Sous l’autorité hiérarchique du Responsable Administratif et Financier.
Rôle : Son rôle principal est d’assurer la gestion administrative, logistique et technique des véhicules de la société et assurer toutes les tâches administratives demandées par son supérieur hiérarchique.
Fonctions et responsabilités :
1. Tâches administratives et courtier - Veiller au respect des règles et des procédures internes.
- Relever quotidiennement les courriers au niveau des services de la société.
- Déposer et relever les coursiers auprès des différentes institutions.
- Gestion des courses administratives de la société : banque et trésorerie.
- Tenir un registre de suivi de vos activités journalières.
- Assurer toutes les autres tâches liées à vos fonctions.
- Assurer toutes les tâches administratives à la demande de votre supérieur hiérarchique.
1. Tâches administratives et courtier - Veiller au respect des règles et des procédures internes.
- Relever quotidiennement les courriers au niveau des services de la société.
- Déposer et relever les coursiers auprès des différentes institutions.
- Gestion des courses administratives de la société : banque et trésorerie.
- Tenir un registre de suivi de vos activités journalières.
- Assurer toutes les autres tâches liées à vos fonctions.
- Assurer toutes les tâches administratives à la demande de votre supérieur hiérarchique.
2. Chauffeur
- Assurer les déplacements
- Effectuer les courses internes.
- Assurer les déplacements
- Effectuer les courses internes.
3. Gestionnaire du parc auto :
- Faire le suivi des autorisations, commandes et mises à disposition des véhicules ;
- Faire la mise à jour des bases de données des conducteurs et des véhicules ;
- Vérifier périodiquement les informations contenues dans les carnets de bord et valider les contrôles formalisés effectués sur les carnets de bord ;
- Assurer la coordination et le suivi des directives en matière de gestion du parc automobile ;
- Assurer la gestion optimale du parc automobile ;
- Elaborer périodiquement un rapport sur l’état et l’utilisation des moyens logistiques (automobiles et motos) ;
- Elaborer des fiches de contrôles pour les véhicules
- Responsable de la transmission des informations au Hub Manager.
- Faire le suivi des autorisations, commandes et mises à disposition des véhicules ;
- Faire la mise à jour des bases de données des conducteurs et des véhicules ;
- Vérifier périodiquement les informations contenues dans les carnets de bord et valider les contrôles formalisés effectués sur les carnets de bord ;
- Assurer la coordination et le suivi des directives en matière de gestion du parc automobile ;
- Assurer la gestion optimale du parc automobile ;
- Elaborer périodiquement un rapport sur l’état et l’utilisation des moyens logistiques (automobiles et motos) ;
- Elaborer des fiches de contrôles pour les véhicules
- Responsable de la transmission des informations au Hub Manager.
➢ Superviser périodiquement les opérations suivantes :
• Contrôle du niveau des fluides ;
• Vérification de l’état et de la pression des pneumatiques ;
• Vérification et contrôle des documents de bord ;
• Propreté des véhicules.
• Suivre les dossiers avec les assurances en cas où il y a des accidents, dommages ou autres faits significatifs ;
• Vérifier les dotations de carburant allouées dans le cadre de l’exécution des programmes et veiller au respect des règles de gestion de la LDB en matière de suivi et de l’analyse des consommations du carburant ;
• Analyser et étudier les fiches d’entretien et de réparation ;
• Assurer un suivi régulier des entretiens et des réparations ;
• Assurer le suivi administratif du parc automobile (licences, cartes grises, visite technique) ;
• Veiller au respect du programme des révisions et entretiens périodiques sur le matériel roulant.
• Toute autre tâche connexe.
• Veiller au respect du programme des révisions et entretiens périodiques sur le matériel roulant.
• Toute autre tâche connexe.
RMO Sénégal