Le Poste
- Prise de rendez-vous et maintien à jour de l’agenda des supérieurs hiérarchiques (sur demande) ;- Informer les supérieurs hiérarchiques pendant leurs missions en fonction du degré d’importance et d’urgence des appels, des courriers ;
- Être organisé, méthodique, efficace, discrète et qui sait s’adapter à son interlocuteur, à l’oral comme à l’écrit. ;
- Avoir le sens des priorités pour accomplir les tâches les plus urgentes et changer de planning en cours de journée si nécessaire ;
- Avoir des compétences en bureautique (courriels, traitement de texte, tableur…), ainsi qu’un excellent niveau en français et en anglais.
Principales Taches :
Gérer le standard téléphonique de la société : appels téléphoniques en français et en anglais.
Accueillir les personnes et identifier leur demande
Gérer les messages entrants et sortants et mettre à jour régulièrement les dossiers de correspondances
Réceptionner les appels téléphoniques et les orienter vers l’interlocuteur, le département ou le collaborateur demandé
Renseigner les personnes et les orienter ou les accompagner vers l’interlocuteur, le service ou le lieu demandé
Contrôler l'accès et la circulation des personnes au sein de la structure, des locaux
Actualiser l'affichage, les informations, les notes de service pour consultation par le personnel et les visiteurs
Scanner les rapports et autres documents
Mener une discussion sérieuse au téléphone, et de manière courtoise afin de mettre à l’aise les appelants et les visiteurs
Consulter, saisir ou mettre à jour des données sur informatique
Réaliser des opérations de reprographie, classement, frappe et mises-en forme de document,
Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
Conseiller et assister un interlocuteur dans des démarches administratives
Coordonner l'activité d'une équipe
Faire la reliure des rapports et autres documents de travail
Faire toutes autres taches que ses supérieurs hiérarchiques lui Confieront.
RMO Mali