Le Poste
A. Domaine
de responsabilité
- Dans le cadre de votre fonction, vous vous assurez conformément aux
Procédures et règles P+R que les matériels, prestations de services et
infrastructures nécessaires sont disponibles en temps voulu. Vous êtes en
outre chargé·e de l’accompagnement technique de collègues des
bandes 2 et 3 et responsable de la qualité du résultat du marché.
Vous êtes responsable du déroulement correct et efficace de tous les
processus logistiques.
- Vous transmettez de manière compréhensible des directives,
conditions d’ensemble et restrictions pertinentes relatives à votre marge
de manœuvre.
- Vous participez à la sélection et au contrôle des prestataires de
services externes, p. ex. dans le domaine du dédouanement et/ou de la
gestion des installations. De plus, vous réalisez notamment des analyses
de marché et procédez au suivi et à l’optimisation systématiques de tous
les processus logistiques. Vous assurez une bonne coopération de toutes
les parties prenantes internes et externes concernées dans votre domaine
d’attribution.
- Vous identifiez de votre propre initiative des possibilités pour
améliorer l’efficacité et l’efficience des chaînes logistiques et
d’approvisionnement.
- En concertation avec les autres membres de l’équipe et votre
supérieur·e hiérarchique, vous coordonnez également toutes les requêtes
émanant du secteur d’activité qui vous sont adressées afin qu’elles soient
traitées avec diligence et compétence. Vous résolvez les problèmes qui se
posent dans votre domaine d’attribution en vous appuyant sur les
réglementations existantes et signalez les défis plus complexes à votre
équipe.
- Dans le cadre de votre fonction, vous pouvez, en concertation avec
votre supérieur·e hiérarchique, assumer des responsabilités de direction
pour des collaborateur·rice·s de la bande 1, dans le respect des P+R,
des stratégies en matière de ressources humaines en vigueur, des
instruments et des procédures de la GIZ.
- Vous participez à la poursuite du développement des processus dans votre domaine de responsabilité, êtes responsable de la gestion des connaissances et élaborez et diffusez de la documentation. Si nécessaire, vous facilitez l’initiation d’autres expert·e·s et leur prêtez appui pour l’exécution de leurs tâches.
Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :
B. Attributions
1. Déclarations de douane
Le/la
titulaire du poste
- Prépare la
documentation en rapport avec l’importation des marchandises en franchise
douanière ;
- Surveille
et contrôle les livraisons par bateau et/ou par voie aérienne ;
- Suit la procédure
mainlevée des marchandises et des autres opérations nécessaires ;
- Organise
et coordonne le transport des marchandises ;
- Traite les
informations dans la base de données de déclarations de douane ;
- Traite des
réclamations/dommages causés sur les biens importés ou des vols
- Travailles-en étroite collaboration avec la société de transit
2. Formalités liées à la déclaration et à l’immatriculation des véhicules
Le/la
titulaire du poste
- S’occupe de
la première immatriculation, assurance et vignette des véhicules du
projet, des formalités fiscales et des démarches auprès des compagnies
d’assurance ;
- Documente
les immatriculations effectuées et surveille leur situation ;
- Assiste les
projets/programmes dans les procédures d’immatriculation
- Traite les demandes d’indemnisation au titre d’accident avec les compagnies d’assurance locale
3. Services administratifs
Le/la
titulaire du poste
- Informe régulièrement
les employés.es de la GIZ du pays des formalités douanières concernant les
marchandises et biens privés et des formalités en matière
d’immatriculation et d’assurance des véhicules privés ;
- Informe
les employés.es de la GIZ et leur prête assistance lors de leur départ
dans le cadre de prestations proposées par le Bureau de la GIZ.
- Traite les demandes de visas, de carte de séjour, de permis au service du ministère des Affaires Etrangères et tous autres demandes administratives
4. Tâches à caractère général
Le/la
titulaire du poste
- Mandate
des prestataires externes pour les procédures de déclaration de douane et
les immatriculations de véhicules et supervise l’exécution ;
- Organise
la distribution et autres matériels de bureau ;
- Contrôle
la tenue des carnets de bord du bureau et sui les coûts des véhicules ;
- Reportage sur
l’état des véhicules (en collaboration avec les chauffeurs).
- En charge du
magasin du bureau ; des archives des projets
- Participe au processus d’inventaire
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