Le Poste

Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

§  Gestion évènementielle et logistique

§  Assistance Administrative

§  Secrétariat

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributs suivants :

A.     Attributions

1)    Gestion Evènementielle

Tâches principales

§  Participe aux réunions techniques internes et assure la programmation logistique si nécessaire

• Assiste et accompagne les missions de consultants internationaux.
• Prépare et assure l’organisation d’évènements externes (location de salle, restauration, banderoles, presse etc.) et la documentation suffisante dans la comptabilité jusqu´à concurrence de la délégation du projet pour l´évènementiel.
• Prépare et assure l’organisation d’évènements internes (réservation de la salle de réunion, préparation de la salle, matériel de modération, pause-café etc.) et la documentation suffisante dans la comptabilité jusqu´à concurrence de la délégation du projet pour l´évènementiel.
• Prend en charge tous les aspects logistiques en relation avec les évènements/ateliers
• Prépare et suit l’organisation d’évènements par le bureau pays pour le compte du projet au-delà de la délégation du projet pour l´évènementiel (location de salle, restauration, banderoles, presse etc.)

2)    Assistance Administrative

Tâches principales

• Classe et archive les documents dans le respect des règles de la GIZ
• Gère les stocks / tenue des fiches de stocks
• Tenue de l’inventaire
• Appui à la planification des activités administratives en général.

Travail d´équipe

• Assiste le suivi des Achats effectués au bureau et au projet
• Assiste le suivi du classement physique et électronique
• Assiste la préparation des contrôles interne

3)    Secrétariat

§  Assure la fonction de réceptionniste

§  Répond au téléphone, traitent reprend ou transfère les appels et les messages

§  Enregistre, documente et organise régulièrement le courrier entrant et sortant (messages électroniques, paquets et messages à délivrer personnellement)

§  Assure une bonne communication et transmission de l’information au sein du projet et avec le Bureau GIZ

§  Photocopie et numérise les documents en fonction des besoins

Profil du Candidat

§  BAC+2 /BTS, Licence, ou qualification équivalente en gestion, logistique, administration et domaines similaires.

Expérience professionnelle et compétence

§  Au moins 3 ans d’expérience professionnelle à un poste similaire

§  Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication ainsi que des applications informatiques (MS Office, SAP, autres ERP)

§  Très bonne maitrise (à l’oral et à l’écrit) du français et de l’anglais, des connaissances en allemand seraient un atout.

§  De l´expérience dans un organisme international sera un atout

§  Excellentes capacités de gestion, bonne organisation, rigueur, disponibilité, courtoisie, discrétion.

§  Bonne capacité d’apprentissage, et aptitude à travailler sous pression.

Autres Informations

Filiale RMO :	RMO Côte d'Ivoire
N° de l'Offre :	#288365
Secteur d'Activité :	Organisation Internationale / Association / ONG
Fonction :	Assistant(e) Administratif(ve) Evènementiel
Type de Contrat :	CDD
Localisation :	Abidjan  -    Côte d'Ivoire
Rémunération :	Salaire fixe
Postes Disponibles :	1 poste(s)