Le Poste
Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :
§
Gestion évènementielle et logistique
§
Assistance Administrative
§ Secrétariat
Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributs suivants :
A. Attributions
1) Gestion
Evènementielle
Tâches
principales
§ Participe
aux réunions techniques internes et assure la programmation logistique si
nécessaire
- Assiste et
accompagne les missions de consultants internationaux.
- Prépare et
assure l’organisation d’évènements externes (location de salle,
restauration, banderoles, presse etc.) et la documentation suffisante dans
la comptabilité jusqu´à concurrence de la délégation du projet pour
l´évènementiel.
- Prépare et
assure l’organisation d’évènements internes (réservation de la salle de
réunion, préparation de la salle, matériel de modération, pause-café etc.)
et la documentation suffisante dans la comptabilité jusqu´à concurrence de
la délégation du projet pour l´évènementiel.
- Prend en
charge tous les aspects logistiques en relation avec les
évènements/ateliers
- Prépare et suit l’organisation d’évènements par le bureau pays pour le compte du projet au-delà de la délégation du projet pour l´évènementiel (location de salle, restauration, banderoles, presse etc.)
2) Assistance
Administrative
Tâches principales
- Classe et archive les documents dans le respect des
règles de la GIZ
- Gère les stocks / tenue des fiches de stocks
- Tenue de l’inventaire
- Appui à la planification des activités administratives en général.
Travail d´équipe
- Assiste le suivi des Achats effectués au bureau et au
projet
- Assiste le suivi du classement physique et
électronique
- Assiste la préparation des contrôles
interne
3) Secrétariat
§
Assure la fonction de réceptionniste
§
Répond au téléphone, traitent reprend ou
transfère les appels et les messages
§
Enregistre, documente et organise régulièrement
le courrier entrant et sortant (messages électroniques, paquets et messages à
délivrer personnellement)
§
Assure une bonne communication et transmission
de l’information au sein du projet et avec le Bureau GIZ
§
Photocopie et numérise les documents en
fonction des besoins