Le/La titulaire du poste est responsables des activités suivantes :

- Tenir la comptabilité et gérer la liquidité du projet ;

- Effectuer les achats d’équipements et fournitures conformément aux règles de la GIZ ;

- Préparer les demandes d’achats, demandes de contrat et toute autre demande d’appui auprès du Bureau GIZ et effectuer leur suivi ;

- Exécuter quotidiennement les services administratifs et logistiques le bureau, les équipements et du véhicule du projet ;

- Assurer une bonne communication avec le bureau de la GIZ et avec le responsable financier du projet à Bonn ;

A. Attributions

1. Comptabilité du projet et gestion de liquidité 

- Assure quotidiennement le bon fonctionnement des livres banque et caisse conformément aux procédures

- Vérifie l’exactitude comptable ainsi que l’exactitude des dossiers joints avant tout paiement ;

- Effectue les paiements en espèces et par opération bancaire ;

- Traite les pièces comptables physiques conformément aux règles et procédures ;

- Effectue les clôtures (bi)mensuelles conformément aux instructions, y compris la vérification des pièces comptables, le rapprochement bancaire, le contrôle de caisse, le classement physique, l’envoi de la clôture électronique et l’envoi physique des pièces au Bureau GIZ ;

- Prépare, vérifie et finalise les demandes de fonds mensuelles (PFMA) 

- Traite les frais de mission du personnel national

- Effectue le suivi des notifications d’erreurs (Fehlerblatt), les points relevés dans les IKs et les corrections des pièces, et prépare et appuie les contrôles internes et audits ;

- Veille au suivi mensuel des créances afin de les régulariser dans les meilleurs délais ;

- Effectue le suivi des paiements d’impôts et cotisations liés aux contrats de prestation ;

- Vérifie mensuellement la consommation moyenne du carburant.

2. Gestion des achats et contrats

 Effectue les achats au niveau du projet conformément aux procédures de la GIZ et de l’UE et au règlement de signatures ;

 Prépare les demandes d’achat destinés au traitement par le Bureau GIZ ;

 Réceptionne les dossiers d’établissement des contrats et les traite en fonction du montant conformément aux procédures de la GIZ et de l’UE et aux règlements de signatures ;

 Tient l’inventaire du projet conformément aux procédures et traite les dossiers de remise, cession, vente, etc… du matériel d’inventaire ;

3. Logistique des activités et du bureau

 Gère le stock de fournitures de bureau, assure le suivi mensuel et informe sur les besoins d’achat ; 

 Etablit les ordres de mission en fonction de la disponibilité des chauffeurs et des véhicules ;

 Assure la gestion et le suivi des véhicules du parc auto (entretien et réparation des véhicules), des demandes de recharges de carburant ;

 Vérifie les carnets de bord des véhicules, établit la facturation des kilomètres de tiers sur la base des carnets de bord et assure l’inscription des numéros Winpaccs dans les carnets de bord concernés ;

 Organise la logistique des ateliers sur la base des demandes des collaborateurs et des budgets validés ;

 Suit la gestion du bâtiment, la facturation des charges au projet, la programmation des salles et l’entretien des équipements (clims, copieurs, ordinateurs etc.) et leurs réparations nécessaires

4. Administration générale et appui aux activités

- Appuie les missions ;

- Effectue les réservations de billets d’avion et leur traitement documentaire en collaboration avec le Bureau GIZ ;

- Vérifie et finalise les budgets des ateliers transmis par les experts techniques, et se coordonne avec les responsables d’activités pour assurer leur logistique et la bonne exécution du paiement des participant.e.s

- Assure le suivi des demandes de congés & absences du staff, transmet les originaux des documents au département RH du Bureau GIZ à Abidjan et classe une copie dans le classeur afférent du projet ;

- Vérifie les fiches des heures supplémentaires des chauffeurs avant transmission ;

- Appuie l’optimisation des ressources administratives et logistiques pour les activités du projet ;

- Appuie à la collecte les données et actualise le suivi des données pour le CSH ;

- Constitue et actualise le fichier d’adresse des contacts (fournisseurs, consultant.e.s, prestataires, partenaires et autres).

5. Autres tâches

- Assume d’autres activités et tâches ou y participe sur instruction de son supérieur

- Informe le/la responsable hiérarchique de l’exécution des activités et de toutes les difficultés rencontrées pendant l’exécution de ses activités et échange sur des options d’amélioration ;

- Assure la ventilation des informations données par la coordination à toute l’équipe par mail.

Qualifications et expériences

• Min. BAC+2/3 ou diplôme similaire en comptabilité, sciences de gestion ou similaire ;

• Au moins 2 ans d’expérience à un poste similaire ;

• Expérience dans une ONG internationale ou agence de développement serait un atout ;

• Expérience avec des financements de l’UE serait un atout ;

Connaissances/compétences

• Très bonne connaissance de la langue française ; 

• Maîtrise des outils informatiques, en particulier MS Word, MS Excel, MS Outlook ;

• Bonne connaissance pratique des autres outils de communication (téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ;

• Expérience pratique en logiciel de comptabilité (logiciel de référence) et gestion financière prévisionnelle ;

• Bonnes capacités d’organisation et de planification du travail, rigueur, disponibilité, courtoisie, discrétion et intégrité ;

• Proactivité, dynamisme, esprit communicatif, autonomie à déterminer et exécuter des tâches pertinentes du projet, capacité à résoudre les problèmes ;

• Acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions. Des mesures de formation adaptées sont choisies en concertation avec le/la cadre de direction compétent.e.