Le Poste

L’Expert/e l’Administration, Comptabilité et Logistique aura pour responsabilités principales, les activités suivantes :

• Assurer la gestion Administrative du projet
• Assurer la gestion des aspects comptables du projet
• Assurer la supervision des aspects logistiques du projet

A cet effet, vos principales attributions seront les suivantes :

1.      Responsabilité

• Assure la gestion de tous les aspects de gestion administrative du projet F4F sous la supervision technique et conformément à la répartition des tâches convenue
• Assume par délégation la responsabilité de gestion du personnel auxiliaire
• Assure une réalisation autonome des tâches qui lui sont assignées
• Assure la communication avec l’équipe des autres projets et avec les prestataires de l’équipe F4F

2.      Comptabilité et Caisse

• Gère tous les aspects comptables du projet F4F
• Vérifie les dossiers et juge de la recevabilité des pièces comptables avant transmission au bureau de la GIZ en charge pour traitement/paiement
• Vérifie les décomptes de frais de mission des collaborateurs/collaboratrices avant transmission au bureau de la GIZ en charge pour paiements
• Vérifie et finalise les budgets établis et transmis par les experts
• Fait et assure le suivi des corrections relevées sur les pièces comptables mensuelles
• Veille au suivi mensuel des créances du projet
• Prépare le budget mensuel et appel de fond dans le respect des procédures un place
• Réceptionne et vérifie les pièces comptables et rapports des subventions, contrats de financement du pour les activités exécutées sur le terrain, avant transmission au bureau GIZ en charge
• Fait le suivi mensuel des activités réalisées en relation avec le budget mensuel des activités
• Fait le suivi mensuel des dépenses/activités en relation avec le budget mensuel
• Gère la caisse du projet avec le Winpaccs

3.      Administration

• Gère tous les aspects administratifs du projet F4F
• Assure le suivi des demandes de congés & absences du personnel
• Réceptionne les dossiers pour l’établissement de tous les contrats (Prestations, Consultants, Subvention, Grant Agreement, Financement, etc…) et les traites conformément aux procédures de la GIZ en vigueur
• Assure le suivi de divers contrats  
• Suit au besoin l’exécution du contrat de bail, de gardiennage, assure la gestion du bâtiment, la programmation des salles et l’entretien des équipements (groupes, clims, copieurs, ordinateurs, système d’électricité, etc.) et leurs réparations nécessaires ou la location des bureaux
• Etablit et met à jour au besoin l’inventaire du programme dans le logiciel GIZ OnSite, codifie le matériel et classe la documentation et l’archivage. En collaboration avec le.la supérieure hiérarchique, traite les dossiers de remise, cession, vente, etc… de tout le matériel d’inventaire y compris les véhicules
• Actualise la base de données des fournisseurs, consultants et prestataires disponibles
• Constitue et actualise le fichier d’adresse des contacts, partenaires et autres
• Assure le classement des dossiers papiers (classeurs) et fichiers (PC et/ou DMS) sous sa responsabilité conformément aux règles de classement de la GIZ
• Rend compte des problèmes liés à la conformité et au respect des procédures

4.     Logistique et achats

• Gère tous les aspects logistiques du projet F4F
• En relation avec le Expert/e chargé des Achats-Logistique et évènementiels des autres projets, suit les dossiers d’achat à transmettre au bureau de la GIZ
• Vérifie les dossiers des heures supplémentaires des chauffeurs du projet
• Etablit les notes de débit et factures pour l’utilisation des véhicules et les heures supplémentaires
• Procède aux achats dans la limite autorisée au projet
• Vérifie et contrôle les rapports de carburant et s’assure du classement correct de la documentation y afférente
• Vérifie et valide les documents traités par l’assistant logistique (carnet de bord, km au 100, suivi mensuel stocks, etc…)

5.      Autres attributions

• Assume toutes d’autres activités et tâches ou y participe sur instruction de son.sa supérieure
• Informe le/la responsable hiérarchique de l’exécution des activités et de toutes les difficultés rencontrées pendant l’exécution de ses activités.

Profil du Candidat

Titulaire d’un BAC + 4/ et ou diplôme similaire en comptabilité, Logistique, gestion, management  Certificat/diplôme délivré par une école reconnue de formation et une expérience à des fonctions de responsabilité dans le domaine recherché avec au moins trois (3) années d’expérience à un poste similaire. Il est recommandé que vous soyez doté d’une excellente capacité de gestion et d’organisation orientées résultat ; doté d’une très bonne maîtrise de l’administration de projet et son optimisation (force de proposition) ; avoir une bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office).

Une bonne connaissance pratique du Winpaccs cashbook serait un atout ;

Très bonne connaissance de la langue française ; connaissances en anglais et allemand souhaitées

Avoir de très bonnes connaissances approfondies en gestion financière prévisionnelle et en comptabilité et une acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions ; des mesures de formation adaptées sont choisies en concertation avec le cadre de direction compétent et le responsable F4F.

Autres Informations

Filiale RMO :	RMO Côte d'Ivoire
N° de l'Offre :	#837074
Secteur d'Activité :	Organisation Internationale / Association / ONG
Fonction :	Expert/e l’Administration, Comptabilité et Logistique
Type de Contrat :	CDD
Localisation :	Abidjan  -    Côte d'Ivoire
Rémunération :	Salaire fixe
Postes Disponibles :	1 poste(s)