Le Poste
Sous la supervision technique
de la Responsable administrative et financière, le/la Chargé.e des Contrats, Achats,
Evènementiel et Logistique (ACEL) sera en charge des tâches suivantes :
- Gestion des dossiers de demandes
des contrats de consultation/prestation ;
- Gestion des dossiers de
contrats de financement ;
- Préparation des demandes
de contrats à traiter par le bureau central de la GIZ en Côte d’Ivoire et
du Siège en Allemagne ;
- Information et l’appui dans les processus de
contractualisation des prestataires ;
- Achats de matériels et
équipements ainsi que la préparation des demandes d’achat faites au niveau
du Bureau pays conformément aux règles et disposition de la GIZ ;
- Gestion des tâches liées
à l’Evènementiel et à la Logistique ;
- Application des règles et dispositions de la GIZ dans l’exécution de toutes les tâches qui lui sont attribuées.
A.
Tâches (Attributions)
1.
Contrats
- Assure le traitement des dossiers
relatifs aux demandes de contrats de consultation/prestation et contrats
de financement ;
- Elabore et assume le
suivi efficace et efficient des contrats établis au niveau du projet, du
bureau central de la GIZ en Côte d’Ivoire et du Siège en Allemagne ;
- Veille sur la conformité (aux
règles et procédures de la GIZ) dans le cadre de la gestion
administrative des Contrats ;
- Donne un appui-conseil et des orientations dans l’application des procédures de contractualisation des prestataires, consultants et bénéficiaires des contrats de financement
2. Achats
§ Assure le traitement des dossiers relatifs aux demandes d’achats ;
§ S’occupe du processus des achats locaux selon plafond projet et règles GIZ (demandes
de service, appels d’offres) ;
§ Transmet et suit les dossiers de demande d’achat à effectuer par le Bureau et/ou
le Siège de la GIZ ;
§ Réceptionne les marchandises, en documente la réception et procède aux
contrôles nécessaires ;
§ Traite et suit les réclamations ;
§ Donne un appui-conseil en ce qui concerne le respect des normes en matière d’achats selon les procédures GIZ.
3. Evènementiel
§
Réserve les
hôtels et salles de réunion ainsi que les modalités liées à la restauration ;
§
Prépare les
éléments logistiques nécessaires en rapport avec les événements ;
§
Elabore les
contrats ou bons de commande dans le domaine de l’événementiel ;
- Etablit et garde à jour la base de données des établissements (hôtels, salles de réunion, restaurateurs. etc) ;
4.
Logistique
·
Organise-les
réparations/maintenances nécessaires au niveau du bâtiment ainsi que des
installations ;
·
S’assure que
les installations (climatiseurs, groupe électrogène, extincteurs. etc) sont
fonctionnelles (maintenance préventive et réparations éventuelles à
travers les prestataires) ;
·
Veille sur le
bon fonctionnement des services de gardiennage de l’ensemble du bâtiment ;
· Assure une bonne apparence des locaux (jardin, salles de réunion, cuisines .etc) ;
B.
Autres
attributions
§
Assure le
classement et l’archivage de tous les dossiers selon procédure GIZ ;
§ Participe à la préparation des contrôles internes ;
§
Assure le
suivi des dossiers ;
§
Contribue aux
activités et aux tâches de l'ensemble du projet ;
§ Assume toutes autres activités et tâches sur instruction de son supérieur
hiérarchique.
RMO Côte d'Ivoire