Le Poste

Le/la Assistant(e) Administrative et comptable est responsable des activités suivantes :

§  Le fonctionnement du secrétariat de façon autonome ;

§  Appui à la gestion administrative et logistique du projet ;

§  Gestion de la caisse ;

§  Classement et archivage des documents du projet conformément aux règles de la GIZ ;

§  Appui aux experts nationaux et internationaux dans leurs fonctions administratives 

Vos Attributions sont les suivantes :

1.      Services de secrétariat

§  Répondre au téléphone et transférer les appels et les messages ;

§  Enregistrer, documenter et organiser régulièrement le courrier entrant et sortant (télécopies, messages électroniques, paquets et messages à délivrer personnellement, etc.) ;

§  Photocopier et numériser les documents en fonction des besoins ;

§  Aider à la mise en place et à l’entretien d’un système d’archivage et de classement ;

§  Gérer tout le planning des déplacements ;

§  Contribuer à la préparation de programmes de visite pour visiteurs/visiteuses ;

§  Aider dans l’organisation d’évènements (réunions, séminaires, formations, etc.) et à la documentation requise (PV, compte-rendu, autres) ;

§  Gérer les réservations d’hôtels, salles de conférence, transport du matériel, autres

2.      Tâches comptables, administratives et organisationnelles

§  Tenir la caisse selon les règles GIZ ;

§  Assurer la gestion comptable (Cash Book) du programme (gestion des pièces justificatives, le contrôle des dépenses et leurs concordances avec les livres et documents comptables) et remettre les clôtures au Chargé Admin et Finance ;

§  Aider dans le suivi administratif des contrats ;

§  Suivi des achats et remise du matériel selon les règles de la GIZ en collaboration avec le Chargé Admin Finance et le service « achat et logistique » du bureau GIZ ;

§  Aider dans la gestion des équipements (inventaire, onsite Asset) ;

§  Traitement de frais de mission et leurs décomptes ;

§  Suivre les carnets de bord des véhicules du projet et des consommations carburantes ;

§  Coordonner la gestion des mouvements de véhicules avec le personnel auxiliaire du projet (chauffeurs) ;

§  Coordonner le travail du personnel auxiliaire du projet (agent d’entretien) ;

§  Gérer le stock des consommable.

Profil du Candidat

Titulaire d’un BTS gestion administrative et/ou comptabilité ou certificat similaire, vous justifiez d’au moins 3 ans d’expérience professionnelle à un poste similaire. Avoir une expérience dans une ONG internationales/ coopération internationale/ agence de développement organisation internationales serait un sérieux atout.

Il est souhaitable d’avoir une :

§  Excellente connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information ainsi que des applications informatiques (MS Office, Cashbook, Excel, Outlook)

§  Expérience de travail avec des agences de développement international (l’expérience avec la GIZ sera un atout) ;

§  Capacités de résolution des problèmes ;

§  Capacité de travailler de façon autonome, de respecter les délais, de prendre l’initiative

§  Capacité de travailler en équipe et dans un environnement multiculturel ;

§  Excellentes capacités de communication orale et écrite en français, bonne connaissance de l’anglais ;

Autres Informations

Filiale RMO :	RMO Côte d'Ivoire
N° de l'Offre :	#905705
Secteur d'Activité :	Organisation Internationale / Association / ONG
Fonction :	Assistant(e) Administrative et comptable ( H/F)
Type de Contrat :	CDD
Localisation :	Abidjan  -    Côte d'Ivoire
Rémunération :	Salaire fixe
Postes Disponibles :	1 poste(s)