Le Poste
Le/La titulaire du poste est responsables des activités suivantes :
- Tenir la comptabilité et gérer la liquidité du projet de l’antenne San Pedro ;
- Effectuer le suivi des créances, dettes et appuyer dans les contrôles internes
- Exécuter quotidiennement les services administratifs pour l’antenne de San Pedro ;
- Assurer une bonne communication avec le bureau de la GIZ et les projets à Abidjan
Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :
1. Comptabilité
- Assure quotidiennement le bon fonctionnement des livres Winpaccs Cashbook attribués (banque et caisse) conformément aux procédures de la GIZ ;
- Préparer les clôtures journalières/mensuelles et les billetages journaliers des caisses ;
- Vérifie l’exactitude comptable ainsi que l’exactitude des dossiers joints avant tout paiement ;
- Effectue les paiements en espèces et par opération bancaire ;
- Traite les pièces comptables physiques conformément aux procédures de la GIZ et au règlement de signatures des projets respectifs ;
- Effectue les clôtures (bi)mensuelles conformément aux instructions, y compris la vérification des pièces comptables, le rapprochement bancaire, le contrôle de caisse, le classement physique, l’envoi de la clôture électronique et l’envoi physique des pièces à Abidjan par voie sécurisée ;
- Assure le bon fonctionnement des caisses annexes des projets n’ayant pas de comptabilité propre, y compris la réception des fonds en espèces, la tenue des livres en format Excel, la vérification des pièces comptables, et la régularisation des créances liées aux approvisionnements des fonds ;
- Prépare, vérifie et finalise les demandes de fonds mensuelles (PFMA) pour les projets respectifs en rassemblant les besoins des différents services (administration, activités) et requérant la validation de la Coordination d’antenne ;
- Traite les frais de mission du personnel national de San Pedro, y compris le paiement d’avances et la vérification des décomptes.
2. Gestion des créances, dettes et appui au contrôle interne
- Prépare et appuie les contrôles internes et audits de l’antenne San Pedro ;
- Effectue le suivi des notifications d’erreurs (Fehlerblatt), les points relevés dans les contrôles et les corrections des pièces de San Pedro ;
- Veille au suivi mensuel des créances de San Pedro afin de les régulariser dans les meilleurs délais ;
- Effectue le suivi des paiements d’impôts et cotisations liés aux contrats de prestation ;
- Vérifie mensuellement la consommation moyenne du carburant des véhicules de l’antenne San Pedro conformément aux instructions ;
- Vérifie la consommation moyenne du carburant du groupe de l’antenne San Pedro.
3. Administration générale et appui aux activités logistique
- Assure la gestion et suivi des véhicules et du parc auto de San Pedro (entretien, réparation, rapport mensuel de pièce détachées, consommation carburant …)
- Faire le suivi des éléments d’inventaire du projet
- Gérer le stock de fournitures de bureau ;
- Appuie l’optimisation des ressources administratives et logistiques pour les activités du projet ;
- Appuie dans l’organisation des ateliers (budget, réservation de salle, service connexes et achats …)
4. Autres tâches
- Assume d’autres activités et tâches ou y participe sur instruction de son supérieur
- Informe le/la responsable hiérarchique de l’exécution des activités et de toutes les difficultés rencontrées pendant l’exécution de ses activités et échange sur des options d’amélioration ;
- Echange régulièrement avec les RAFs des projets respectifs et les alerte de tout problème lié à l’administration de San Pedro et au respect des règles ;
RMO Côte d'Ivoire