Le Poste
Le/la titulaire du
poste est responsable des activités suivantes :
- Tenir la caisse du projet, effectuer les
opérations quotidiennes et documenter les mouvements conformément aux
procédures de l'entreprise ;
- Classer les documents comptables et les
documents du projet dans des dossiers conformément aux règles de
classement de l'entreprise ;
- Appuyer les experts nationaux et
internationaux dans leurs fonctions administratives.
Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les
attributs suivants :
1. Tâches de
secrétariat
- Assure une bonne communication et
transmission de l’information au sein du projet et avec le Bureau de l’organisation ;
- Prépare les réunions et Photocopie et
numérise les documents en fonction des besoins ;
- Aide à la mise en place et à l’entretien
d’un système de rangement et de classement des dossiers pour le projet,
traite les informations de manière confidentielle et intègre, en
particulier dans les domaines des ressources humaines et des finances ;
- Soutient la préparation de programmes de
visite, gère le planning des déplacements, organise le transport des
visiteurs/visiteuses ;
- Prête assistance pour l’organisation
d’évènements et la documentation de réunions/ateliers séminaires au sein
et en dehors du projet ;
- Participe aux réunions (d’équipe/ateliers
internes et externes et aide) leur documentation ;
- Correspondance en français ;
- Traitement de textes et des tableurs sous
MS Office ;
- Organisation des réunions et séminaires ;
2. Tâches
d’organisation et d’administration
- Suivi
administratif des contrats ;
- Gestion des équipements (inventaire, onsite
Asset) ;
- Suivi des achats et la remise du matériel
selon les règles de l’organisation en collaboration avec le service
« achat et logistique » du bureau ;
- Traitement de frais de mission et leurs
décomptes en collaboration avec la gestionnaire de contrats ;
- Suivi
des carnets de bord des véhicules du projet et des consommations carburant ;
- Organisation et coordination du travail du
personnel auxiliaire du projet.
3. Tâches de suivi
des moyens financiers
- Préparer
le budget mensuel en collaboration sur indication du supérieur
hiérarchique ;
- Veiller aux procédures financières des
différents contrats et subventions locales établies avec les partenaires ;
- Contrôler la validité de toutes les pièces
comptables parvenues ;
- Préparation bimensuelle des pièces
justificatives avant l’envoi au bureau pour la saisie à la comptabilité ;
- Suivi administratif des contrats ;
- Tenue
de caisse selon les règles de l’organisation ;