Le Poste
Le/la titulaire du poste est responsable dans les domaines suivants :
- Comptabilité
- Administration
- Gestion financière
Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :
A. Attributions
1. Comptabilité
Le/la titulaire du poste
- Tient
le livre de banque du programme conformément aux règles de la GIZ.
- Prépare
tous les paiements par la banque (chèque, Virement bancaire en ligne,
etc.)
- Effectue
toutes les fins de mois le rapprochement bancaire.
- Vérifie
la totalité des justificatifs (banque et caisse) avant validation par le
RAF pour transmission au bureau pays
- Est
responsable de la vérification de factures (achats, contrats,
financements) avant paiement et en atteste l´exactitude.
- Assure
le suivi mensuel consolidé des créances et dettes du programme à l´aide de
SAP et du tableau de suivi interne du programme et implémente les mesures
appropriées en accord avec le RAF
- Assure
la vérification préliminaire des décomptes de mission à transmettre au
bureau pays pour traitement
- Procède
aux contrôles de caisse avant la clôture mensuelle.
- Appuie les assistantes administratives en
cas de besoin.
- Assure l´implémentation des
recommandations faires par le comptable du bureau pays
- Rend compte immédiatement au RAF de tous les problèmes liés à la comptabilité et au respect des règles.
2. Administration
Le/la titulaire du poste
- Assure le suivi mensuel des entretiens et
des consommations en carburant des véhicules
- Assure le contrôle mensuel des carnets de
bord des véhicules
- Participe au processus de passation de
marché au niveau du programme (ouverture et analyse d´offres)
- Appuie le RAF dans la préparation et la
gestion des contrats de financement
- Assure le suivi des contrats et achats à
l´aide d´un tableau de bord.
- Participe à l´inventaire avec OnSite
Asset.
- Assure un archivage complet, conforme et à
jour en accord avec le RAF
- Vérifie la conformité des dossiers de
demande de contrat par le bureau et le programme.
- Effectue les répartitions du loyer,
charges locatives, utilisation des véhicules, consommables de bureau entre
les programmes logés dans le bâtiment.
- Calcul des frais de déplacement des
collaborateurs des programmes et partenaires.
- Appuie l’équipe Administrative et
Comptable dans leurs tâches administratives quotidiennes
- Rend compte immédiatement au RAF de tous les problèmes liés à l´administration et au respect des règles.
3- Finances
Le/la titulaire du poste
- Appuie à la préparation du budget
prévisionnel (mensuel & annuel) du programme
- Assure le suivi de la trésorerie du
programme (Contrôle du FIMO)
- Assure les appels de fonds du programme
auprès du bureau (PFMA)
- Assure le suivi, le décompte et
l´approvisionnement des cartes de carburant des véhicules
- Suivi financier des contrats et achats
(Obligos et Coûts dans SAP et fichier de suivi interne)
- Appuie les missions d’audit et de
contrôles internes (IK – Fiche de contrôle C)
- Assure le suivi des fiches de contrôles A
et le suivi des fiches d´erreurs mensuelles
- Appuie le RAF dans la gestion financière du programme
4- Autres attributions
Le/la titulaire du poste
- Assume d’autres activités et tâches ou y
participe sur instruction de son supérieur.
- Informe
le RAF de l’exécution des activités et de toutes les difficultés
rencontrées pendant l’exécution de ses activités
- Assure
l´intérim du RAF en cas d´absence.