Le Poste
En respect des orientations générales du bureau de L’AFI et sous l’autorité du Deputy Head, Regional Office, vous aurez pour missions :
• Réceptionniste :
- Accueillez les visiteurs et informez le personnel approprié de leur arrivée ;
- Agissez en tant que porte-parole professionnel pour rencontrer et accueillir
les invités, les entrepreneurs et les consultants, et pour vous assurer que les
visiteurs sont enregistrés auprès du bureau de sécurité et correctement
inaugurés ;
- Traitez entièrement le système de gestion des visiteurs pour saisir les données
de tous les visiteurs AFI ;
- Exploitez un système téléphonique multi-ligne pour répondre aux appels
téléphoniques entrants et orientez les appelants vers le personnel approprié.
• Gestion/Administration de bureau
- Effectuer des contrôles de maintenance réguliers dans les locaux du Bureau Régional et de la salle de réunion afin d'offrir une expérience de salle de réunion transparente à tous les Utilisateurs ;
- Maintenir les horaires des salles de réunion et gérer la salle selon des normes élevées ;
- Configuration et réaménagement des salles de réunion en temps opportun.
• Gestion de l’administration :
- Coordination des services de courrier et de livraison du courrier ;
- Fournir un soutien pour les opérations quotidiennes, y compris la gestion de la
logistique des activités d'engagement du personnel, la maintenance des
installations de bureau afin de garantir un environnement de travail propice et
la gestion des fournisseurs et des fournisseurs sur place ;
- Gérer la carte d'accès pour le personnel AFI et demander des laissez-passer
temporaires pour les consultants, sous-traitants et visiteurs AFI, si nécessaire
;
- Effectuer d'autres tâches de bureau au besoin, telles que classer, copier et
assembler ;
- Reçoit, trie et achemine le courrier / les colis ;
- S’assurer que toutes les nouvelles recrues dans AFI et les consultants sont bien reçus, y compris la gestion des boissons et la papeterie requise.
•Gestion des Ressources Humaines (intégration et assurance) :
- Collaborer avec le reste du personnel AFI pour donner une orientation aux nouveaux employés ainsi que tout le matériel d'intégration ;
- Travailler sur les produits livrables des projets de ressources humaines clés, y compris la gestion du plan de prestation des ressources humaines / calendrier des activités de ressources humaines ;
- Traiter les réclamations médicales du personnel ambulatoire et hospitalier ;
- Traiter l'allocation de déménagement du personnel au besoin ;
- Gérer l’inscription et l’administration des avantages collectifs, y compris les
assurances santé, dentaire et vie ;
- Gérer l’administration de l’indemnisation des travailleurs, y compris les
exigences en matière de rapport d’accident et de gestion des sinistres.
- Gestion des événements pour les employés :
- Planifiez et organisez les événements du personnel tels que célébration d'anniversaire, fête, organisation de réunions du personnel, événement annuel ;
- S'assurer que les aliments et les boissons (F & B) et les décorations sont
appropriés pour les événements AFI.
- Gestion des expatriés :
- Le titulaire du poste est le contact principal pour toutes les questions concernant
les expatriés. Il / elle doit veiller au respect de la politique et des
pratiques des expatriés, notamment: déménagement vers et depuis le pays
d'origine de l'employé, y compris sa famille (le cas échéant): assistance en
matière de sécurité sociale, documents d'immigration, déclarations fiscales,
hébergement, avantages sociaux et autres transactions / documents applicables ;
- S'acquitter de toutes les tâches liées à l'application du permis de travail
pour tous les employés expatriés.
Gestion
des achats :
- Gestion des achats et des commandes de cartes de visite.
Comptabilité et finance :
- Traitement des paiements aux fournisseurs, vendeurs, consultants ;
- Rapprochement des avances et des demandes de remboursement des frais de voyage
et des frais de déplacement correspondants ;
- Aider à la tenue des livres de comptabilité de base.
Assistant Exécutif :
- Effectuer des tâches administratives avancées telles que la planification d'activités, la rédaction de correspondance, la mise en forme de la correspondance et des rapports, la rédaction de procès-verbaux et la préparation de réunions officielles ;
- Soutenir le chef / chef adjoint du bureau régional dans l'établissement et le maintien de relations avec les décideurs politiques de haut niveau et les partenaires externes, y compris la préparation de documents justificatifs et de matériels pour diverses missions de haut niveau.