Le Poste

Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

• Assurer le bon fonctionnement du secrétariat ;
• Gérer toutes les activités pour la Coordination du programme ;
• Suivre les missions, déplacement de la Coordination, des experts et des consultants au niveau national et régional, la documentation et le suivi des missions ;
• Assurer une bonne communication entre la Coordination et les équipes ;
• Assurer la programmation des réunions ;
• Appuyer les équipes pour l’établissement des décomptes de frais de mission, établir ceux des partenaires et faire le suivi ;
• Appuyer aussi les équipes du terrain pour le traitement des dossiers en relation avec les tâches décrites dans la présente description. 

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :

1.      Secrétariat et gestion des connaissances

• Assure le bon fonctionnement du secrétariat (gère les courriers entrants & sortants, courriers/invitations des partenaires et autres à des rencontres/ateliers, le planning des experts, accueil des visiteurs, appui à tous les experts, café visiteurs, etc.) ;
• Veille au confort des visiteurs, partenaires, collaborateurs/collaboratrices de projet et consultants qui arrivent au programme ;
• Oriente les visiteurs et les nouveaux collègues vers les différents services ;
• Imprime, photocopie et numérise des documents en fonction des besoins ;
• Transmet les documents reçus du terrain à toute l’équipe ;
• Organise et gère toutes les activités pour la Coordination du programme (Rencontres avec l’Administration Ivoirienne, organisation des réunions statutaires, demande d’autorisation au partenaire national, aide à l’élaboration des TDRs des activités de de la Coordination, prépare les comptes-rendus de réunion hebdomadaire au plus tard 1 jour après la réunion, gère le calendrier officiel du contrat d’exécution, etc.) ;
• Veille à ce qu’une réponse soit envoyée dans un bref délai en réponse à tous les courriers reçus ;
• Etablit les courriers à transmettre aux partenaires dans un bref délai afin de soutenir l’exécution des activités du programme ;
• Gère avec professionnalisme les rencontres de la Coordination avec les partenaires, les réunions internes et externes et aide à leur documentation p.e. les procès-verbaux ;
• Assure le partage et affichage des notes de service et autres documents importants ;
• Assure la ventilation des informations données par la Coordination à toute l’équipe du programme par mail ;
• Appuie l’équipe pour les décomptes de frais de mission du staff national, établit les décomptes de mission des partenaires, et fait le suivi des décomptes de mission ;
• Transmet les décomptes de frais de mission du personnel expatrié au bureau de la GIZ pour traitement ;
• Informe les partenaires sur les procédures de la GIZ en matière de décompte de mission ;
• Appuie à la mise en place et à l’entretien d’un système de rangement et de classement des dossiers sous sa responsabilité conformément aux règles de classement de la GIZ.Le/la titulaire du poste
  • Appuie le terrain pour toutes les tâches décrites dans le présent document et qui devront être exécutées au niveau d’Abidjan ;
  • Traite les dossiers de demandes d’exonération de TVA ;
  • Classe les dossiers physiques et fichiers électroniques sous sa responsabilité conformément aux règles de classement de la GIZ ;
  • Appuie aux missions de contrôle interne et aux audits ;
  • Informe le responsable hiérarchique de l’exécution des activités et de toutes les difficultés rencontrées pendant l’exécution de ses activités.

  1.      Autres attributions

  Assume d’autres activités et tâches sur instructions du supérieur hiérarchique.

Profil du Candidat

• Niveau BTS ;
• Certificat/diplôme délivré par une école reconnue de formation à des fonctions de bureau ou diplôme en Secrétariat, Administration.

Expérience professionnelle

• Au moins 1 à 3 ans d’expérience à un poste similaire.

Autres connaissances/compétences

• Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office) ;
• Très bonne connaissance de la langue française ; connaissances en anglais et allemand souhaitées ;
• Bonnes capacités de gestion et d’organisation ;
• Attitude centrée sur les clients et les services ;
• Acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions. Des mesures de formation adaptées sont choisies en concertation avec le cadre de direction compétent.

Autres Informations

Filiale RMO :	RMO Côte d'Ivoire
N° de l'Offre :	#547738
Secteur d'Activité :	Organisation Internationale / Association / ONG
Fonction :	Assistant(e) Administratif(ve) Coordination
Type de Contrat :	CDD
Localisation :	Abidjan  -    Côte d'Ivoire
Rémunération :	Salaire fixe
Postes Disponibles :	1 poste(s)