Le Poste
Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :
- Assurer
le bon fonctionnement du secrétariat ;
- Gérer
toutes les activités pour la Coordination du programme ;
- Suivre
les missions, déplacement de la Coordination, des experts et des consultants
au niveau national et régional, la documentation et le suivi des missions ;
- Assurer
une bonne communication entre la Coordination et les équipes ;
- Assurer
la programmation des réunions ;
- Appuyer
les équipes pour l’établissement des décomptes de frais de mission, établir
ceux des partenaires et faire le suivi ;
- Appuyer aussi les équipes du terrain pour le traitement des dossiers en relation avec les tâches décrites dans la présente description.
Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :
1. Secrétariat et gestion des connaissances
- Assure
le bon fonctionnement du secrétariat (gère les courriers entrants &
sortants, courriers/invitations des partenaires et autres à des
rencontres/ateliers, le planning des experts, accueil des visiteurs, appui
à tous les experts, café visiteurs, etc.) ;
- Veille
au confort des visiteurs, partenaires, collaborateurs/collaboratrices de
projet et consultants qui arrivent au programme ;
- Oriente
les visiteurs et les nouveaux collègues vers les différents services ;
- Imprime,
photocopie et numérise des documents en fonction des besoins ;
- Transmet
les documents reçus du terrain à toute l’équipe ;
- Organise
et gère toutes les activités pour la Coordination du programme (Rencontres
avec l’Administration Ivoirienne, organisation des réunions statutaires,
demande d’autorisation au partenaire national, aide à l’élaboration des
TDRs des activités de de la Coordination, prépare les comptes-rendus de
réunion hebdomadaire au plus tard 1 jour après la réunion, gère le
calendrier officiel du contrat d’exécution, etc.) ;
- Veille
à ce qu’une réponse soit envoyée dans un bref délai en réponse à tous les
courriers reçus ;
- Etablit
les courriers à transmettre aux partenaires dans un bref délai afin de
soutenir l’exécution des activités du programme ;
- Gère
avec professionnalisme les rencontres de la Coordination avec les
partenaires, les réunions internes et externes et aide à leur
documentation p.e. les procès-verbaux ;
- Assure
le partage et affichage des notes de service et autres documents
importants ;
- Assure
la ventilation des informations données par la Coordination à toute
l’équipe du programme par mail ;
- Appuie
l’équipe pour les décomptes de frais de mission du staff national, établit
les décomptes de mission des partenaires, et fait le suivi des décomptes
de mission ;
- Transmet
les décomptes de frais de mission du personnel expatrié au bureau de la
GIZ pour traitement ;
- Informe
les partenaires sur les procédures de la GIZ en matière de décompte de
mission ;
- Appuie
à la mise en place et à l’entretien d’un système de rangement et de
classement des dossiers sous sa responsabilité conformément aux règles de
classement de la GIZ.Le/la titulaire du
poste
- Appuie
le terrain pour toutes les tâches décrites dans le présent document et qui
devront être exécutées au niveau d’Abidjan ;
- Traite
les dossiers de demandes d’exonération de TVA ;
- Classe
les dossiers physiques et fichiers électroniques sous sa responsabilité
conformément aux règles de classement de la GIZ ;
- Appuie
aux missions de contrôle interne et aux audits ;
- Informe le responsable hiérarchique de l’exécution des activités et de toutes les difficultés rencontrées pendant l’exécution de ses activités.
1. Autres attributions
Assume d’autres activités et tâches sur instructions du supérieur hiérarchique.
- Appuie
le terrain pour toutes les tâches décrites dans le présent document et qui
devront être exécutées au niveau d’Abidjan ;