Burkina FasoSénégalMaliCôte d'IvoireTogo

Se Connecter|Pas encore inscrit(e) ? cliquez ici

vous êtes ici : Accueil Offres d'Emploi Administration/ONG/Services publiqu... Chargé des affaires Administratives...

Chargé des affaires Administratives et Financières (H/F) - CDD - Expirée


Pour POSTULER à cette offre vous devez être inscrit sur le site et avoir votre CV en ligne rempli à 100%
Vous avez un compte sur RMO :

Vous n'êtes pas encore inscrit : cliquez ici

Le Poste

Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes : 

 -Assurer le bon fonctionnement de la Banque conformément aux procédures standard de la GIZ (Entrées et sorties de la banque/bankbook) ;  
-Assurer l’administration-comptabilité-logistique du projet ;  
-Appuyer la hiérarchie pour le suivi financier périodique du budget du projet ;  
-Assurer que les procédures GIZ soient respectées dans la mise en œuvre du projet et donner conseil à l’équipe à ce regard ; 
 -Appuyer les missions de contrôle interne et d’audit ; 
-Vérifier les dossiers de demandes d’établissement des contrats selon sa dérogation et établir les contrats ;
 -Appuyer au traitement des dossiers du projet en relation avec les tâches décrites dans le présent document ;  
-Assurer la communication avec le bureau par rapport aux prestations rendues et aux besoins des projets ;
 -Exécuter de manière autonome les tâches administratives et comptables du projet. 
-assume la responsabilité des domaines d’activité qui lui sont assignés, des demandes de services et mesures au sein du programme ; 
- appuie le RdM dans la responsabilité de direction vis-à-vis des chauffeurs et assistant(e)s du programme) ; 
-contrôle, pilote et assure la fourniture de prestations économiquement rentable.

2. Coordination/Communication Le/la titulaire du poste : 

-Assure le bon fonctionnement des domaines d’activités qui lui sont confiées, des demandes de services et mesures au sein du projet ; 
-Assure la communication avec le bureau de la GIZ par rapport aux prestations du bureau ; 
-Exécute de manière autonome les tâches administratives, comptables et financières du projet ; 
-Assure, selon les orientations du chargé de projet, les échanges d’information entre les collaborateurs/collaboratrices du projet et institutions partenaires ; 
-Assiste à l’accueil des partenaires, collègues et visiteurs (consultants etc.) et à l’organisation logistique lors des réunions, visites et missions. 

 3. Administration 

Le/la titulaire du poste 
-Assure le suivi de la planification des congés consolidés du personnel national du projet ;  
-Assure le suivi des demandes de congés & absences du staff des projets ; 
-Vérifie les dossiers des heures supplémentaires du/des chauffeur/s du programme avant validation de la hiérarchie et établie les notes de débit et factures y relatives ; 
-Etablit et actualise les notes internes du projet conformément aux procédures de la GIZ ; 
-Assure le coaching et la mise à niveau des nouveaux collègues du projet dans les procédures de la GIZ ; 
-Assure la vérification et le traitement des dossiers pour l’élaboration des contrats ; 
-Assure la vérification des dossiers d’achat et des contrats évènementiels établit au niveau du projet ; -Assure la vérification de l’étiquetage de l’inventaire du projet (liste d’inventaire) ainsi que la remise, cession et mise au rebut de tout le matériel d’inventaire ; 
-Assure le classement des dossiers papiers (classeurs) et fichiers (PC et/ou DMS) sous sa responsabilité conformément aux règles de classement de la GIZ. 
3- Comptabilité 

Le/la titulaire du poste -Assure le bon fonctionnement de la banque d à Abidjan conformément aux procédures standards de la GIZ ; 
-Effectue toutes les fins de mois le rapprochement entre le bankbook et le relevé bancaire ; 
-Fait des paiements via le système bancaire OMNI ; 
-Assure la validation des pièces comptables avant le paiement par la caisse ; 
-Assure la validation des pièces comptables avant le paiement par la banque ; 
-Veille au suivi mensuel consolidé des créances et dettes des projets régionaux afin qu’elles soient réglées le plus rapidement possible et rend compte régulièrement au chargé de l’administration ; 
-Valide les paiements par la caisse ; 
-Assure la validation des décomptes de frais de voyage des collaborateurs/collaboratrices nationaux avant la signature de la hiérarchie ; 
-Assure la validation des budgets des ateliers au niveau du projet ; 
-Assure le suivi des imputations directes du bureau ; 
-Assure une concertation avec l’équipe de la comptabilité du bureau ;
 -Assure la vérification des pièces comptables du programme avant transmission au bureau ; -Assure le suivi des corrections relevées sur les pièces comptables (Fehlerblatt) ; 
-Appuie pour la validation des pièces relatives au décompte des subventions locales avant la signature de la hiérarchie ; 
-Rend compte immédiatement au chargé de projet de tous les problèmes liés à la comptabilité et au respect des règles. 

 4- Finances Le/la titulaire du poste 
-Appuie à la préparation du budget prévisionnel (mensuel & annuel) du projet ;
 -Assure le suivi de la trésorerie du projet (Contrôle du FIMO) ;
 -Assure les appels de fonds du projet auprès du bureau (PFMA) ; 
-Assure les transferts de fonds au terrain pour les activités mensuelles ; 
-Assure la gestion du coffre-fort du projet à Abidjan ; 
-Fait le suivi des obligos ; 
-Assure la bonne gestion financière du projet comprenant par exemple les prélèvements de fonds, la tenue du livre de caisse, les comptes bancaires, le traitement et la saisie des justificatifs dans le Cashbook, Bankbook et winpaccs ;
-Appuie les missions d’audit et de contrôles internes (IK – Fiche de contrôle C) ; 
-Fait le suivi des recommandations du contrôle interne et envoie le feedback au bureau ; 
-Assure le suivi des fiches de contrôles A et le suivi des Fehlerblatt. 

 5- Autres attributions 

Le/la titulaire du poste 

Assume d’autres activités et tâches ou y participe sur instruction de son supérieur ; 

-Informe le chargé de projet de toutes les difficultés rencontrées pendant l’exécution de ses activités.

Profil du Candidat

Qualifications, compétences et expérience requises -Niveau minimum de BAC + 4 en Finances/et ou diplôme similaire (MBA, DESS, etc…) ; -Certificat/diplôme délivré par une école reconnue de formation ; -Expérience à des fonctions de Responsabilité dans le domaine recherché. Expérience professionnelle -Au moins 5 ans d’expérience à un poste similaire. Autres connaissances/compétences -Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office) ; Très bonne connaissance de la langue française ; connaissances en anglais et allemand souhaitées ; Connaissances approfondies en gestion financière prévisionnelle et en comptabilité ; Vaste connaissance de la gestion et de l’Administration ; Bonnes capacités de gestion et d’organisation ; Acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions. Des mesures de formation adaptées sont choisies en concertation avec le cadre de direction compétent.
Le Dépôt de Candidature, la Phase de Sélection, les Evaluations et l'Embauche sont TOTALEMENT GRATUITS pour le candidat
Critères Client
Niveau d'Etudes : Bac+4
Années d'Expérience : 3-5 an(s)

Autres Informations

Filiale RMO :   RMO Côte d'Ivoire
N° de l'Offre : #485473
Secteur d'Activité : Organisation Internationale / Association / ONG
Fonction : Chargé des affaires Administratives et Financières
Type de Contrat : CDD
Localisation :  -    Côte d'Ivoire
Rémunération : Salaire fixe
Postes Disponibles : 1 poste(s)