Le Poste
Domaine de responsabilité
Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :
- assume la responsabilité des domaines
d’activité qui lui sont assignés, des demandes de services et mesures au
sein du programme
- assurer le bon fonctionnement de
l’administration financière conformément aux procédures standard de la
GIZ ;
- entrées et sorties d’argent de la
banque ;
- gestion financière prévisionnelle, supervision
et comptabilité du projet.
- contrôle, pilote et assure la fourniture de prestations économiquement rentable de la part de ses subordonnés ;
Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :
Attributions Administration
Le/la titulaire du poste
- est responsable de l’organisation
administrative et logistique des activités de projet (réunions, ateliers,
etc.);
- se concerte avec le Bureau de la GIZ sur la forme
de la mise à disposition des prestations ;
- a la responsabilité du classement de documents
dans des dossiers papier ou le DMS conformément aux règles de classement
de la GIZ;
- gère le classement des dossiers confidentiels,
en particulier dans les domaines des ressources humaines et des finances;
- suit les demandes d’appels d’offres et de
passation de contrats de services, l’achat de matériels, fourniture de
bureau et équipements,
- se renseigne au service contrat du Bureau GIZ
pour procédure d’établissement de contrat;
- prépare les programmes de séjours des
consultants, visiteurs et partenaires du programme;
- participe aux réunions /ateliers internes et
externes;
- coordonne le planning des chauffeurs et missions pour l’ensemble de l’équipe du programme.
2. Finances et comptabilité
- aide à la préparation du budget prévisionnel
du programme ;
- dirige la gestion des budgets et appels de
fonds;
- aide au suivi des dépenses au regard du
budget ;
- pilote et surveille mensuellement la
comptabilité et la gestion financière prévisionnelle;
- assume la responsabilité de la gestion
financière, comprenant par exemple les prélèvements de fonds, la tenue du
livre de caisse, les comptes bancaires, le traitement et la saisie des
justificatifs ;
- vérifie les décomptes de frais de voyage des
collaborateurs/collaboratrices avant la présentation pour signature au
supérieur hiérarchique;
- procède à des contrôles sans préavis des
livres de caisse et de banque ;
- vérifie les demandes de retrait de fonds de fonctionnement
avant validation ;
- vérifie la comptabilité de projet ;
- aide à la gestion des dettes et des créances,
- prépare mensuellement l’analyse des dépenses
au regard du budget global du programme (contrôle du budget);
- vérifie
que les justificatifs/reçus remis par les projets sont complets et que
l’imputation aux unités de gestion/catégories de charges est correcte, et
procède aux corrections nécessaires ;
- fournit
des conseils concernant les affaires financières liées aux projets ;
- procède au contrôle interne selon le manuel de la GIZ relatif au contrôle interne.
3. Services généraux pour les projets
- prépare
les budgets prévisionnels mensuels et annuels et contrôle les
écarts ;
- participe
aux travaux de comptabilité avec le programme de comptabilité WINPACCS et
prépare les clôtures de période/justificatifs de rapprochement
mensuels ;
- présente
au responsable du contrat et de la coopération les clôtures mensuelles de
la comptabilité de projet, les livres de caisse et les récapitulatifs de
soldes de comptes (via/issus de WINPACCS) et les envoie au siège de la
GIZ ;
- procède
régulièrement au suivi des coûts à l’aide du logiciel de la GIZ AMS selon
les besoins du projet ;
- tous
les trimestres/tous les ans, prépare l’analyse des dépenses au regard du
budget global des projets (contrôle du budget) ;
- prépare
les contributions financières ;
- aide à la remise aux projets des fonds qui leur sont alloués.
Autres attributions
- rend
compte immédiatement de tous les problèmes liés à l’administration
financière et au respect des règles ;
- est
responsable du classement conformément aux règles de la GIZ ;
- assume
d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur.