Le Poste
Localisation du poste : Direction Administrative et Financière (Siège)Relations hiérarchiques (n+1) : Country Manager
Relations hiérarchiques (n-1) : Assistant Comptable et Chargé Logistique
Internes : tout le personnel de la filiale
Externes : Administrations, partenaires, prestataires et Banques
Raison d’être du poste
Sous la supervision du Coordonnateur filiale, le Responsable Administratif et Financier est garant de la bonne gestion administrative comptable et financière de la société. Il contrôle la bonne exécution de la stratégie et des procédures définies avec la direction générale et coordonne les activités comptables et financières. Garantir la fiabilité des comptes de l'entreprise et l'établissement des documents financiers et comptables en conformité avec la législation.
MISSIONS ET ACTIVITES
Mission 1 : Gestion comptable, financière et budgétaire
Activités
• Conformément au plan comptable, il élabore les documents budgétaires et l’ensemble des documents d’information liés aux décisions budgétaires et le suivi du budget
• Supervise l’ensemble de la saisie comptable
• Elabore des documents (tableaux de bords) et procédures, afin de disposer d’une comptabilité analytique
• Coordonne les procédures de marché public (publicités, relation publique, etc.).
• Prise en charge des clôtures périodiques des comptes (mensuelles, trimestrielles, annuelles)
• Etablissement des états comptables et financiers
• Réalisation des analyses financières de synthèse de la société à usage interne ou à destination des tiers
• Elaboration des déclarations fiscales et sociales
• Définir les principales orientations des systèmes de contrôle
• Mettre en place les procédures de gestion et les indicateurs nécessaires au suivi des activités
• Interface et gestion des relations avec les intervenants externes (Commissaire aux comptes, Banques, Direction des Impôts, Conseil Fiscal, et Autres…)
• Reporting à l’aide des documents (bilan, compte de résultat, tableau de bord, synthèse…) des activités dans les délais impartis
• Réalisation de toute analyse spécifique à la demande de la Direction Générale (étude de financement, projet de sponsoring, etc….)
• Travaux d’inventaires périodiques et suivi des immobilisations
• Suivi des comptes et de la trésorerie
Mission 2 : Gestion du personnel
Activités
• Management des équipes en charge des activités administratives, financières et logistiques
• Elabore les actes relatifs à la gestion du personnel : contrat de travail, titre de congés, attestation de travail, etc…
• Assure le suivi des données relatives à la paie, aux congés, aux remboursements des frais de personnel et à la médecine du travail
• Assiste le Country Manager lors des processus de recrutement
• Assure la mise à jour régulière du tableau des effectifs et du suivi administratif du personnel
• S’occupe de la gestion administrative du personnel en collaboration avec le Country Manager
Mission 3 : Gestion Administrative Générale
Activités
• Elabore et optimise les outils et procédures liées au bon fonctionnement de la filiale (courriers, notes internes, tableaux de bords, fiches actions, classement, archives, etc.)
• Veille au suivi de la logistique en général et bureautique (fournitures, bureaux, etc.) et gère les équipements.
• Relations avec les partenaires, les Banques et Autres
• Rédaction et application des conventions et contrats divers
• Gestion des affaires juridiques et procédures juridiques et gestion des contentieux
• Veille juridique sur les différents domaines de sa responsabilité (droits du travail, aspects comptables, fiscalité, etc.).
• Suivi des contrats de vente et ou administratif et recouvrement des créances
Mission 4 : Gestion logistique
Activités
• Émission et/ou traitement des commandes relatives aux besoins en ressources logistiques
• Gestion des livraisons, manutention et transport des produits
• Gestion de ressources physiques (parc automobile, magasins, et autres…)
• Réception des commandes client, engagement sur les délais et planification des livraisons)
• Supervision des livraisons et gestion des stocks et approvisionnements
• Coordonner l’ensemble des activités logistiques de la filiale.
CRITERES D’APPRECIATION DU TITULAIRE DU POSTE
Critères d’objectifs :
• Organisation de la comptabilité
• Suivi des comptes de la trésorerie et conseil
• Tableaux de bord à jour
• initiative visant le contrôle et la maîtrise des coûts
• Déclarations fiscales et sociales et autres obligations dans les délais légales.
• Respect des délais d’approvisionnement et de livraison
• Tenir à jour les fichiers et tableaux de bord relatifs au suivi du personnel
• Démarches administratives effectuées dans les délais, justesse et maitrise de la paie (zéro erreur et zéro réclamation du personnel)
• Conseille sur les questions comptables, fiscales et sociales.
Critères de fonction
• Exactitude et rigueur de l’information quantitative et qualitative portant sur les activités administratives, financières et logistique
• Qualité rédactionnelle
• Qualité des propositions et suggestions faites au supérieur hiérarchique et au siège
• Conformité des documents de gestion comptable et financière
• gestion du personnel et suivi budgétaire.
Critères individuels
• Rigueur et méthode dans le travail
• Respect des procédures et programmes de travail
• Méthodes et conditions d’archivage des dossiers
• Qualités des relations avec les administrations, personnel, supérieur hiérarchique, partenaire et autres
• Capacités à animer et motiver son équipe.
MOYENS MATERIELS ET ORGANISATIONNELS
Ordinateurs, imprimantes et autres accessoires, logiciel comptable, manuel de procédures, fiches divers de suivi, etc….
RMO Mali